บทที่ 6 การวางแผนพัฒนาคุณภาพการผลิต

1. ความหมายและความสำคัญของการวางแผน
          การวางแผน ( Planning )  หมายถึง  กระบวนการการกำหนดวัตถุประสงค์สำหรับช่วงเวลาข้างหน้า  และกำหนดสิ่งที่จะกระทำต่างๆ เพื่อที่จะบรรลุผลในวัตถุประสงค์ดังกล่าว นั่นคือจะต้องประกอบด้วยส่วนประกอบสำคัญ 2 ส่วน  คือ
1.         การกำหนดวัตถุประสงค์ต่างๆ
2.         การกำหนดแนวทางการกระทำหรือแผนงานต่างๆที่จะนำมาปฏิบัติเพื่อให้สำเร็จตามวัตถุประสงค์นั้น
ในการวางแผน  ส่วนใหญ่มักขึ้นอยู่กับการตอบคำถาม 3 ประการ คือ
1.       ฐานะ  ที่ตั้งปัจจุบันเราอยู่ที่ใด
2.       จากนี้ต่อไปในอนาคต  เราต้องการจะเป็นอะไร  อย่างไร
3.       จะต้องทำอย่างไร  อะไรบ้าง  จึงสามารถนำไปสู่จุดมุ่งหมายดังกล่าวได้
การวางแผนเป็นเรื่องเกี่ยวกับการคิดและการตัดสินใจ ( Thought and Decision )  ถึงวิธีการกระทำที่จำเป็นและสมควรจะต้องปฏิบัติ  การวางแผนเป็นกระบวนการที่ละเอียดอ่อนที่จะต้องกรกระทำให้เสร็จสิ้นก่อนที่จะมีการดำเนินการในกิจกรรมด้านต่างๆ ทั้งนี้เพราะองค์กรจะต้องดำเนินการเกี่ยวพันอยู่กับสภาพแวดล้อมภายนอกที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา  และในการดำเนินการใดๆ องค์กรจะต้องมีการลงทุนใช้ทรัพยากรต่างๆ ทำให้สิ้นเปลืองไปด้วย ดังนั้น ก่อนการดำเนินการใดๆ จึงจำเป็นต้องมีการเลือกวิธีการที่ดีที่สุดและสิ่งที่จะกระทำในการดำเนินการที่แท้จริงในอนาคต  จากทางเลือกต่างๆ  ที่มีอยู่หลายทางไว้เป็นการล่วงหน้าด้วยวิธีการคิดที่รอบคอบเสียก่อน

ความสำคัญของการวางแผน
           การวางแผนถูกกำหนดขึ้นเพื่อเป็นเครื่องชี้แนวทางในการปฏิบัติงานซึ่งย่อมจะได้รับผลกระทบจากองค์ประกอบที่สำคัญ 2 ประเภท คือ องค์ประกอบภายนอกและองค์ประกอบภายในองค์กรทั้งสององค์ประกอบนี้จะทำให้ผู้ปฏิบัติงานต้องวางแผนในการดำเนินงาน  ทั้งนี้เพื่อให้การปฏิบัติงานนั้นบรรลุถึงวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากที่สุด  องค์ประกอบที่สำคัญสำหรับการวางแผนมีดังนี้
1.    ต้องมีการวางแผนเพราะองค์ประกอบภายในองค์กร
การวางแผนมีความเกี่ยวข้องกับภารกิจในปัจจุบันเพื่อป้องกันไม่ให้ภารกิจในอนาคตมีความล้าสมัย   โดยการวางแผนจะพยายามช่วยให้การเปลี่ยนแปลงในหน่วยงานสามารถปรับเข้าได้กับสภาพแวดล้อมภายนอกต่างๆ เพราะหากมีการเปลี่ยนแปลงภายในหน่วยงานไม่สอดคล้องกับสภาพแวดล้อมและการเปลี่ยนแปลงภายนอกแล้ว  องค์กรหรือหน่วยงานนั้นก็ไม่สามารถอยู่รอดปลอดภัยได้  มีองค์ประกอบภายนอกหลายประการที่มีความสำคัญและมีผลกระทบอย่างยิ่งต่อความอยู่รอดปลอดภัยขององค์กร  เช่น  การเปลี่ยนแปลงทางด้านเทคโนโลยี  การเปลี่ยนแปลงสังคม  ความเกี่ยวข้องซึ่งกันและกันขององค์กรหรือหน่วยงานต่างๆ และความสลับซับซ้อนของสังคม  องค์ประกอบดังกล่าวล้วนก่อให้เกิดความจำเป็นในการวางแผนในหน่วยงานทุกประเภท  องค์ประกอบภายนอกที่ทำให้กระบวนการวางแผนมีความจำเป็นสำหรับความอยู่รอดของหน่วยงานมีดังนี้
1.1 ความสอดคล้องของการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีกับการเปลี่ยนแปลงทางสังคม  ในองค์กรหรือหน่วยงานหนึ่งๆ หากการเปลี่ยนแปลงทางสังคมเปลี่ยนแปลงทางสังคมเปลี่ยนแปลงไปอย่างล่าช้า  แต่การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีเป็นไปอย่างรวดเร็ว  องค์กรนั้นย่อมเกิดความขัดแย้งจนกระทั่งไม่สามารถดำเนินกิจการต่อไปได้  ในทำนองเดียวกันกับองค์กรนั้นก็ไม่สามารถจะคงอยู่ได้หากการเปลี่ยนแปลงทางสังคมเป็นไปอย่างรวดเร็ว  จนกรทั่งการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีไม่สามารถตามทัน  ดังเช่น ประเทศญี่ปุ่นในสมัยก่อนสงครามโลกครั้งที่ 2 ญี่ปุ่นไม่สามารถพัฒนาความรู้ทางด้านนิวเคลียร์ได้ทันจึงไม่สามารถผลิตระเบิดปรมาณูได้  ด้วยเหตุนี้จึงทำให้ญี่ปุ่นแพ้สงครามทั้งๆ ที่ญี่ปุ่นประสบความสำเร็จในการสู้รบระยะต้นๆ อีกตัวอย่างหนึ่งที่เห็นได้ชัดเจนในปัจจุบัน   คือ น้ำมันมีราคาแพงประชาชนทุกประเทศในโลกต่างก็ต้องใช้รถขนาดเล็ก  ดังนั้นบริษัทผลิตรถต่างๆทั้งในยุโรปและอเมริกาต่างก็ทุ่มเทการค้นคว้าวิจัย  เพื่อการผลิตรถขนาดเล็กเพื่อตอบสนองตลาดอันเป็นความต้องการของผู้ใช้รถทั่วไป  เพื่อสอดคล้องกับราคาของน้ำมันที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างมาก
จากตัวอย่างดังกล่าวข้างต้นจะเห็นได้ชัดเจนว่า  การเปลี่ยนแปลงทางสังคมและเทคโนโลยีต้องสอดคล้องกันเสมอ  จึงจะทำให้องค์กรหรือหน่วยงานในสังคมนั้นๆ สามารถอยู่รอดได้ การเปลี่ยนแปลงทางสังคมและเทคโนโลยีจะสอดคล้องกันได้ก็ย่อมอาศัยการวางแผนที่ดีเป็นสำคัญ
1.2 ความสัมพันธ์เกี่ยวข้องซึ่งกันและกันขององค์กรหรือหน่วยงานต่างๆ องค์กรหรือหน่วยงานย่อมมีความเกี่ยวพันกันเสมอ   คงไม่มีองค์กรหรือหน่วยงานใดสามารถตั้งอยู่ได้โดยปราศจากการเกี่ยวข้องกับองค์กรหรือหน่วยงานอื่น  เช่น  วัดคงไม่สามารถดำเนินการทางพระพุทธศาสนาได้หากประชาชนไม่มีการศรัทธาเชื่อถือ  สมาชิกของหน่วยงานไม่สามารถมีความสุขความสบายหากไม่มีโรงพยาบาลเพื่อเยี่ยวยารักษาความเจ็บป่วย   หรือไม่มีตำรวจคอยคุมครองช่วยเหลือให้มีความปลอดภัยทั้งชีวิตและทรัพย์สิน  การที่ทุกองค์กรหรือทุกหน่วยงานมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกันมากขึ้น  ย่อมจะทำให้เกิดความเข้าใจซึ่งกันและกันทำให้องค์กรหนึ่งสามารถคาดการณ์ภารกิจในอนาคตของอีกองค์กรหนึ่งได้ในขณะเดียวกัน  องค์กรนั้นก็สามารถประมาณการผลกระทบอันเดจากการปฏิบัติภารกิจของอีกองค์กรหนึ่งได้เช่นเดียวกัน
               1.3  ความสลับซับซ้อนในการปฏิบัติภารกิจของสังคม  ความก้าวหน้าและการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีผสมผสานกับปฏิสัมพันธ์ขององค์กรหรือหน่วยงานต่างๆ  จะสามารถชักนำให้การปฏิบัติภารกิจของสังคมแบบซับซ้อน  และสังคมมีขนาดใหญ่ขึ้น  การที่สังคมมีขนาดใหญ่ขึ้นและมีภารกิจที่สลับซับซ้อนนี้เอง  ผู้บริหารย่อมต้องอาศัยทักษะที่สำคัญหลายประการทำให้องค์กรดำเนินไปโดยราบรื่นและมีความทันสมัย  ทักษะที่สำคัญอีกประการหนึ่งของผู้บริหารคือ  การวางแผนที่ดีซึ่งย่อมจะนำมาซึ่งอนาคตที่สดใสและการให้การบริการที่ดีขององค์กรหรือหน่วยงานนั้น
           2. ต้องมีการวางแผนเพราะองค์ประกอบภายในองค์กร
           ขณะที่ปัจจัยภายนอกมีความสำคัญต่อการวางแผนขององค์กร  ปัจจัยภายในองค์กรก็มีอิทธิพลอันสำคัญต่อการวางแผนเช่นเดียวกัน ปัจจัยภายในส่วนมากเป็นผลมาจากความต้องการที่เกี่ยวข้องกับงานประจำวันของสมาชิกแต่ละบุคคลในองค์กรหรือหน่วยงาน ความต้องการภายในที่มีอิทธิพลต่อการวางแผนขององค์กร คือ
2.1ความต้องการในการกำหนดทิศทางขององค์กร  คนส่วนมากมีความปรารถนาที่จะทราบว่าทั้งตนและองค์กรจะดำเนินไปทางไหนและอย่างไร  กล่าวคือต้องการที่จะให้วัตถุประสงค์ของตนเองและวัตถุประสงค์ขององค์กรไปในทิศทางเดียวกันหรือสอดคล้องกัน  อย่างไรก็ดี  เป็นการยากอยู่ไม่น้อยในการที่จะทำให้เป้าหมายการประกอบอาชีพของคนๆ หนึ่ง  สอดคล้องกับวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายขององค์กร  แต่การวางแผนก็สามารถที่จะช่วยให้องค์กรกำหนดวัตถุประสงค์และทิศทางในการดำเนินงานให้ยอมรับหรือไม่เป็นที่ยอมรับของแต่ละบุคคลในหน่วยงานหรือองค์กรนั้นได้
2.2ความต้องการวัดผลแห่งการสำเร็จ  การวางแผนจะเป็นตัวกำหนดทั้งเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาวของบุคคล  กลุ่มบุคคลและของหน่วยงานเอง  เนื่องจากคนส่วนมากต้องการที่จะทราบว่าตนเองนั้นสามารถทำงานได้เป็นผลสำเร็จมากน้อยเพียงใด  ฉะนั้นจึงต้องมีวิธีการที่จะวัดการปฏิบัติงานของบุคคล  กลุ่มบุคคลและของหน่วยงาน  การที่จะวัดผลแห่งความสำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นย่อมจะต้องอาศัยวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจนขององค์กรเป็นสำคัญ
           ระบบการวางแผนที่มีประสิทธิภาพจะสามารถชักนำให้แต่ละบุคคลปฏิบัติงานได้ตรงตามเป้าหมายของหน่วยงาน  ด้วยระบบการวางแผนที่ดีนี้เองจะสามารถทำให้องค์กรหรือหน่วยงานประมาณการความผิดพลาดของหน่วยงานต่างๆ  ภายในองค์กรได้  พร้อมกันนั้นก็สามารถดำเนินการและแก้ไขความบกพร่องผิดพลาดนั้นได้อย่างเหมาะสมและทันต่อเหตุการณ์
2.3ความต้องการประสานพลังภายในองค์ เนื่องจากสถานการณ์ของโลกมีความสลับซับซ้อนมากยิ่งขึ้น ฉะนั้นความสัมพันธ์ขององค์กรต่างๆ  ในโลกจึงต้องมีความยุ่งยากและมีความสลับซับซ้อนเช่นเดียวกัน  ในองค์กรหนึ่งๆ  ย่อมต้องประกอบด้วยบุคคลที่มีความชำนาญเฉพาะในลักษณะต่างๆ เช่น นักวิจัย แพทย์และพยาบาลที่มีความสามารถเฉพาะทาง  นักวิเคราะห์งบประมาณ และอื่นๆ  หากไม่มีการวางแผนในการใช้ความสามารถเฉพาะอย่างของบุคคลข้างต้นแล้ว  โครงการต่างๆ ก็ไม่สามารถบรรลุถึงเป้าหมายได้  การวางแผนจะช่วยให้สามารถมองเห็นปัญหาได้อย่างกว้างขวางและบุคคลที่มีความสามารถจะร่วมกันแก้ปัญหาเหล่านั้นได้เป็นอย่างดี  นั่นคือ  การวางแผนจะทำให้การปฏิบัติภารกิจต่างๆ  ขององค์กรบรรลุถึงเป้าหมายเพราะทุกคนในองค์กรประสานพลังร่วมมือกันปฏิบัติงาน

การวางแผนเป็นกระบวนการที่นำไปสู่ความสำเร็จ
           องค์กรทุกองค์ต้องมีการวางแผนเพื่อการดำเนินงาน  เพราะการวางแผนเป็นกระบวนการที่องค์กรกำหนดกิจกรรมขององค์กรไว้ล่วงหน้าว่าจะทำอะไรและทำอย่างไร  โดยก่อนที่จะมีการวางแผนให้กับองค์กร  ผู้ทำหน้าที่ในการวางแผนจะต้องมีความเข้าใจก่อนว่าองค์นั้นมีภารกิจอะไร  และองค์นั้นมีวัตถุประสงค์ที่จะดำเนินการตามภารกิจได้อย่างไร  ซึ่งภารกิจและวัตถุประสงค์ขององค์กรจะต้องมีความสอดคล้องสัมพันธ์กัน
           ภารกิจ ( Mission ) หมายถึง  หน้าที่หรือความรับผิดชอบที่หน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งจะต้องกระทำอย่างต่อเนื่องจนประสบความสำเร็จ หรือภารกิจอาจหมายถึงผลรวมของวัตถุประสงค์ที่ต่อเนื่องขององค์กร  ซึ่งเมื่อทราบถึงภารกิจขององค์กรแล้ว  ก็ต้องพิจารณาว่าจะทำให้ภารกิจขององค์กรบรรลุความสำเร็จได้อย่างไร  หรือมีกิจกรรมใดที่คาดคิดว่าจะทำให้บรรลุผลสำเร็จในภารกิจนั้น  สิ่งที่คาดหวังในการดำเนินงานก็คือ วัตถุประสงค์ ( Objective )  นั่นอง
           เพื่อให้ความคาดหวังหรือวัตถุประสงค์มีความเป็นจริง  จะต้องกำหนดทิศทางในการดำเนินงานอย่างละเอียดและชัดเจนมากที่สุด  สิ่งที่ต้องกำหนดเพื่อให้บรรลุถึงความคาดหวังที่ต้องการคือ  กระบวนการที่เรียกว่า  การวางแผน  หรือแผนงาน ( Plans )

           ความสัมพันธ์ระหว่างภารกิจ  วัตถุประสงค์และแผน  จะมีลักษณะดังแผนภูมิต่อไปนี้

              เพื่อให้เข้าใจความสัมพันธ์สืบเนื่องอย่างชัดเจน  จึงยกตัวอย่าง กองทัพ (ในฐานะที่เป็นองค์กร) มีหน้าที่ความรับผิดชอบในการป้องกันประเทศ (Mission) เพื่อให้ประเทศเกิดความสงบสุขและมีความเจริญพัฒนา (Objective) โดยจะต้องดำเนินการพัฒนากำลังอาวุธและกำลังพลให้มีความพร้อมรบและให้การสนับสนุนรัฐบาลอย่างต่อเนื่อง  รวมทั้งดำเนินการกวาดล้างสิ่งที่เป็นภัยอันตรายต่อความมั่นคงของชาติ (Plans)
           การวางแผนมีความสำคัญต่อการปฏิบัติงานทุกชนิดและทุกลักษณะงาน  การวางแผนที่ดีมีความถูกต้องตามหลักและกระบวนการ นอกจากจะมีคุณประโยชน์และช่วยขจัดอิทธิพลสำคัญที่มีผลกระทบต่อการดำเนินงานขององค์กรดังได้กล่าวมาแล้ว  การวางแผนยังมีความสำคัญต่อการดำเนินงานในสาระสำคัญ  ดังนี้
1.    ในการดำเนินงานมักมีทรัพยากรจำนวนจำกัด  ดังนั้น  การวางแผนจะช่วยให้มีการใช้ทรัพยากรทุกชนิดอย่างประหยัดละเกิดประโยชน์สูงสุด
2.    การวางแผนเป็นตัวกำหนดกิจกรรมที่จะดำเนินการในอนาคต  ฉะนั้นจึงทำให้ได้มาซึ่งข้อมูลที่เป็นจริงและถูกต้อง  ซึ่งนอกจากจะทำให้การดำเนินงานบรรลุเป้าหมายแล้วยังจะช่วยให้ผู้ปฏิบัติสามารถปฏิบัติตามแผนหรือผู้บริหารองค์กรสามารถคาดเดาเหตุการณ์  ปัญหาและอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น  แล้วสามารถปรับแผนการดำเนินงานให้สอดคล้องกับเหตุการณ์หรือสภาวการณ์และแก้ไขปัญหาเพื่อให้เกิดการดำเนินงานตามแผนอย่างต่อเนื่องและทันต่อเหตุการณ์
3.    องค์กรหนึ่งๆ ย่อมจะประกอบด้วยองค์กรย่อมเป็นจำนวนมากบ้างน้อยบ้าง  องค์กรย่อยเหล่านั้นย่อมมีภาระหน้าที่และแผนในการดำเนินงานเป็นของตัวเอง ฉะนั้นการวางแผนรวมย่อมจะช่วยให้เกิดการประสานงานระหว่างองค์กรย่อยเหล่านั้น  ซึ่งจะเป็นการลดการเกื้อหนุนการดำเนินงานซึ่งกันและกัน  และช่วยควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปอย่างมีระบบและมีประสิทธิภาพ
4.    การวางแผนจะช่วยพัฒนาองค์ให้เจริญก้าวหน้าและสามารถอยู่ได้ในสังคม  โดยสามารถสนองตอบความต้องการอย่างมีประสิทธิภาพตามภาระผูกพันที่องค์กรมีต่อสังคมนั้น
การวางแผนของหน่วยงานย่อยหรือของหน่วยงานในแต่ละองค์กรจะต้องมีความสอดคล้องสัมพันธ์กันเสมอ  หน่วยงานย่อยจะต้องแตกแผนของหน่วยงานหลักให้เป็นแผนปัจจุบัน ( Program ) อย่างชัดเจน  และให้สามารถดำเนินงานบรรลุถึงเป้าหมายของแผนขององค์กรทั้งหมด  การบริหารงานโดยต่างคนต่างทำแผนขึ้นมาโดยไม่คำนึงถึงซึ่งกันและกัน ย่อมก่อให้เกิดความขัดแย้งภายในองค์กรหรืออาจกลายเป็นแผนซึ่งไม่สามารถปฏิบัติได้หรือปฏิบัติได้แต่ไม่สอดคล้องกับความต้องการขององค์กรหรือของสังคมโดยส่วนรวม

การปฏิบัติการใดๆ โดยปราศจากการวางแผน  เปรียบได้กับการเดินเรือโดยปราศจากหางเสือ เรือย่อมเดินทางโดยไม่มีทิศทาง  วกไปวนมาและชนหินโสโครกอับปางในที่สุด  ความล้มเหลวของการวางแผนย่อมนำมาซึ่งความสูญเสียหลายประการทั้งทรัพย์สิน  เงินทอง  เวลา  และแม้แต่ชีวิตของผู้ที่เกี่ยวข้องเป็นจำนวนมาก  บางคนแม้จะรอดชีวิตแต่ก็ไม่สามารถทำให้ความสูญเสียเหล่านั้นกลับคืนมาได้และไม่อาจช่วยให้การมีชีวิตอยู่รอดนั้นอยู่ในสภาพที่สมบูรณ์เหมือนเดิมที่เคยได้โดยง่าย  บุคคลหรือหน่วยงานจะไม่สามารถมีชีวิตหรือประสบกับความเจริญก้าวหน้าได้ถ้าปราศจากการวางแผนที่ดี

2. การวางแผนและหน้าที่ทางการบริหาร

ถ้าหากมีการพิจารณาถึงความสัมพันธ์ของหน้าที่ด้านการวางแผนกับหน้าที่ทางการบริหารอื่นๆแล้ว  ก็จะทราบถึงเหตุผลและความจำเป็นได้ทันทีว่า  การวางแผนจะต้องมาก่อนสิ่งอื่นเสมอ ( Primacy of Planning ) กล่าวคือ  จะต้องเป็นหน้าที่เบื้องต้นของกระบวนการบริหารงาน  นักวิชาการผู้หนึ่งให้ความเห็นว่า  การที่ได้จัดการวางแผนให้เสร็จสิ้นก่อนสิ่งอื่นแล้ว  จะช่วยให้การปฏิบัติงานในหน้าที่อื่นของผู้บริหารเป็นไปในลักษณะที่เป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน ( Unique Role ) ได้ แต่การที่เราได้ให้ความสำคัญว่าการวางแผนจะต้องมาก่อนสิ่งอื่นนั้น  มิได้หมายความว่าหน้าที่ทางด้านการวางแผนจะต้องกระทำเป็นอิสระจากหน้าที่อื่นๆ แท้จริงหน้าที่ทางด้านการวางแผนหรือหน้าที่อื่นๆ  จะทำโดยอิสระไม่ได้หากแต่จะต้องสัมพันธ์กันกับหน้าที่อื่นๆ อยู่เสมอ  ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดเจนคือ  ประสบการณ์ที่เราได้จากการดำเนินงานด้านต่างๆ ตัวเลขข้อมูลซึ่งได้จากหน้าที่ทางด้านการควบคุมหรือประเมินตนเองในสิ่งที่ได้ทำไปนั้น  มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการวางแผนการปฏิบัติหน้าที่บริหารในขั้นต่อไป  การที่เราเน้นถึงการวางแผนว่าจะต้องมาก่อนสิ่งอื่นนั้น  เป็นเพราะมีวัตถุประสงค์เพื่อให้เห็นความจำเป็นที่จะต้องจัดทำเป้าหมายและแผนการดำเนินงานต่างๆ ให้ชัดเจนโดยมีการคิดที่รอบคอบดีแล้วเสียก่อน  ซึ่งจะช่วยให้การพิจารณาจัดวางความสัมพันธ์ภายในองค์กร  การจัดคนเข้าทำงาน  การสั่งการ  และการควบคุมเป็นไปได้ถูกต้องยิ่งขึ้น

จากเหตุผลที่ว่า  การวางแผนเป็นสิ่งจำเป็นและสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรปฏิบัติงานเป็นผลสำเร็จได้มากกว่าหน้าที่อื่นๆ  ก็เพราะการวางแผนเป็นหัวใจสำคัญของทุกองค์กร  ถ้าหากการวางแผนผิดพลาด  ข้อผิดพลาดจากการวางแผนจะไม่สามารถชดเชยได้ด้วยการจัดองค์กรและควบคุมที่ดี  และถึงแม้ผู้บริหารจะสามารถได้คนที่มีความรู้ความสามารถดีพอหรือเป็นผู้สั่งการที่มีประสิทธิภาพ  ความไม่สมบูรณ์ถูกต้องจากขั้นการวางแผนก็จะมีผลกระทบทำให้เกิดความล้มเหลวได้  และถึงแม้ว่าเราจะให้ความสำคัญในการวางแผนว่าจะต้องมาก่อนสิ่งอื่นก็ตามแต่ในทางปฏิบัติมักจะปรากฏอยู่เสมอว่า  ผู้บริหารมักจะละเลยและมองข้ามการวางแผนมากที่สุด  สาเหตุเนื่องจากผู้บริหารมักจะใช้เวลาส่วนใหญ่อยู่กับงานประจำวัน  ไม่มีเวลาสำหรับทำการวางแผนและคิดก่อนตัดสินใจ

ผลจากการที่ผู้บริหารละเลยต่อการวางแผนนั้นจะไม่ปรากฏให้เห็นในระยะเวลาอันสั้นในขณะที่ธุรกิจกำลังดำเนินที่เป็นประจำในช่วงของเดือนและปี  ความด้อยในการวางแผนจะไม่ปรากฏให้เห็นมากนัก  แต่ในระยะยาวแล้วผลเสียที่เกิดขึ้นจะเห็นได้ชัดว่า  ซึ่งผลสืบเนื่องมาจากธุรกิจมิได้มีการวางแผนที่ดีไว้ก่อนนั่นเอง

บทบาทของการวางแผนในกระบวนการบริหาร
          การบริหารเป็นกระบวนการที่สังคมใช้เพื่อให้การดำเนินงานของสังคมบรรลุวัตถุประสงค์ที่ได้กำหนดไว้ โดยการใช้บุคคลและการจัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่ในสังคมนั้น จะเห็นได้ว่าในทุกองค์กรหรือทุกสังคมจะต้องมีกลุ่มบุคคลไม่น้อยกว่าหนึ่งกลุ่มร่วมกันปฏิบัติภารกิจขององค์กรหรือของสังคมนั้นการที่จะปฏิบัติภารกิจให้ประสบผลสำเร็จนั้นผู้บริหารองค์กรจะต้องใช้กระบวนการบริหารหลายกระบวนการพร้อมกัน กระบวนการที่สำคัญได้แก่
1.       กระบวนการในการวางแผนและการกำหนดนโยบายการปฏิบัติงาน
2.       กระบวนการการสร้างขวัญและกำลังใจในการปฏิบัติงานให้กับบุคลากรทุกคนในหน่วยงานข
3.       กระบวนการสื่อความหมายทั้งภายในองค์กรและภายนอกองค์กร
4.       กระบวนการตัดสินใจและการวินิจฉัยสั่งการ
5.       กระบวนการควบคุมการปฏิบัติงานโดยอาศัยข้อมูลที่ได้รับจากทั้งภายในองค์กรและภายนอกองค์กร
6.       กระบวนการสร้างความสมดุลขององค์กรที่สามารถทำให้องค์กรตอบสนองความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้อย่างเหมาะสม
7.       กระบวนการค้นหาโอกาสใหม่ๆ เพื่อความก้าวหน้าและการพัฒนาขององค์กร
กระบวนการวางแผนเป็นกระบวนการแรกของการบริหารที่มีบทบาทสำคัญต่อกระบวนการบริหารกระบวนการอื่น กล่าวคือกระบวนการบริหารอื่นจะต้องมีการวางแผนแทรกอยู่เสมอ เช่น การวางแผนในการบริหารบุคคล การวางแผนในการสื่อความหมาย การวางแผนในการควบคุมและประเมินผลอื่นๆ เป็นต้น ฉะนั้นจึงอาจกล่าวได้ว่ากระบวนการวางแผนมีบทบาทอย่างกว้างขวางและสำคัญอย่างยิ่งต่อการบริหารงาน แต่การวางแผนจะช่วยให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้ก็ต่อเมื่อเป็นการวางแผนที่ดีและมีความถูกต้องตามกระบวนการที่ควรจะเป็น รวมทั้งจะต้องมีปัจจัยสนับสนุนอย่างพอเพียงและเหมาะสม
กระบวนการวางแผนสามารถช่วยให้ผู้บริหารทุกระดับขั้น ตั้งแต่ผู้บริหารระดับต้นจนถึงผู้บริหารระดับสูง ตลอดจนผู้บริหารในองค์กรทุกขนาดและทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหารในกิจการขนาดเล็กหรือผู้บริหารกิจการขนาดใหญ่ หรือเป็นผู้บริหารในองค์กรการกุศลจนถึงองค์กรที่มีความสลับซับซ้อนเพื่อผลประโยชน์ในลักษณะต่างๆ ให้ได้ปฏิบัติภารกิจดังกล่าวข้างต้นอย่างเต็มพลังงานความสามารถเพื่อบรรลุตามวัตถุประสงค์ขององค์กรที่วางไว้

การวางแผนกับการบริหารต่างมีบทบาทในการประสานสัมพันธ์กันอย่างไม่สามารถจะแยกออกจากกันได้ แม่จะพบเห็นอยู่เสมอว่าหน่วยงานหรือสำนักงานการวางแผนขององค์กรจะแยกออกจากสำนักงานของผู้บริหาร แต่ก็เป็นการแยกโดยสำนักงานเท่านั้น เพราะสำนักงานการวางแผนคือ หน่วยงานที่เป็นมันสมองของสำนักงานฝ่ายบริหารนั่นเอง เป็นแหล่งรวบรวมข้อมูลต่างๆ ทั้งที่วิเคราะห์และยังไม่ได้มีการวิเคราะห์ที่พร้อมเสนอในฝ่ายบริหารนำไปเพื่อพิจารณาตัดสินใจเพื่อดำเนินงานตามวัตถุประสงค์ขององค์กร ฉะนั้นจึงกล่าวได้อย่างมั่นใจว่า การวางแผนเป็นเครื่องมือสำคัญอย่างยิ่งในการบริหาร เป็นงานประจำที่ฝ่ายบริหารจะต้องเกี่ยวข้องอย่างไม่จบสิ้นและเป็นงานที่บุคลากรทุกฝ่ายในองค์กรจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ ขึ้นอยู่ว่ามีความผูกพันบ้างน้อยบ้างตามลักษณะงานที่แต่ละคนเกี่ยวข้อง

ระยะเวลาของการวางแผน
          ในการวางแผนนั้นมักมีกำหนดเป็นระยะเวลาไว้ว่า แผนดังกล่าวจะทำขึ้นสำหรับระยะเวลานานเท่าใด ซึ่งส่วนมากจะแบ่งเป็นแผนระยะสั้น (Shot-Range Plan) และแผนระยาว (Long-Range Plan) ปกติแล้วแผนระยะสั้นควรจะต้องสนับสนุนและเข้ากันได้กับแผนระยะยาว เพื่อที่จะให้การทำงานบรรลุจุดหมายโดยส่วนรวมได้ ปัญหาที่เกิดขึ้นก็คือระยะสั้นและระยะยาวนั้นควรจะเป็นระยะนานเท่าใดเพราะแผนระยะยาวมักกำหนดไว้ตั้งแต่ 2        ปีขึ้นไปจนไปจนถึง 10 ปี แต่ส่วนมากมักอยู่ระหว่าง 3 -5 ปี
          สำหรับแผนระยะสั้นนั้นมักกำหนดไว้ว่าควรเป็นระยะเวลา 1 ปี ทั้งนี้เพราะโดยปกติแล้วการวางแผนขององค์กรธุรกิจควรจะกระทำเพื่อให้มีการทำงานอย่างน้อย 1 ปี แต่สำหรับแผนระยะยาว ระยะเวลาของแผนควรจะยาวนานเท่าใดนั้นยังคงมีความคิดที่แตกต่างกันอยู่ จากการศึกษาของสมาคมการค้าแห่งสหรัฐอเมริกา เมื่อปี ค.ศ. 1962 รายงานว่า องค์กรธุรกิจส่วนใหญ่ถือว่า การวางแผนระยะยาวควรจะทำขึ้นสำหรับระยะเวลา 5 ปี ในกรณีพิเศษ หลายบริษัทในสหรัฐอเมริกาได้มีการวางแผนระยะยาวเกินกว่า 5 ปี ทั้งนี้ย่อมขึ้นอยู่กับเหตุผลและความจำเป็นของแต่ละรายไป จากการศึกษาได้สรุปเหตุผลที่เป็นปัจจัยประกอบการกำหนดระยะเวลาของการวางแผนไว้ดังนี้
1.       ระยะเวลาที่ต้องการและจำเป็นสำหรับการพัฒนาและนำผลิตภัณฑ์ใหม่ออกสู่ตลาด
2.       ระยะเวลาที่นานพอที่จะทำให้ได้เงินคืนจากการลงทุน
3.       ระยะเวลาที่คาดว่าจะได้ลูกค้าในอนาคต
4.       ระยะเวลาที่คาดว่าจะสามารถจัดหาวัตถุดิบและส่วนประกอบสำหรับการผลิตอย่างเพียงพอ
เหตุที่การวางแผนระยะยาวมีกำหนดระยะเวลายาวนานถึง 5 ปี ก็เพราะธุรกิจต้องการช่วงเวลาเพียงพอสำหรับการประเมินผลงานต่างๆ ที่ได้กระทำลงไป แต่สำหรับระยะเวลาที่ยาวนานกว่านี้อาจจะไม่เป็นการดีเนื่องจากจะทำให้การคาดการณ์ต่างๆ กระทำลงไป แต่สำหรับระยะเวลาที่ยาวนานกว่านี้อาจจะไม่เป็นการดีเนื่องจากจะทำให้การคาดการณ์ต่างๆ กระทำได้ยากยิ่งขึ้น เพราะการเปลี่ยนแปลงของเหตุการณ์ในช่วงระยะเวลาที่ยาวนานกว่านี้ย่อมจะมีมากเกินไปจนการแผนให้ถูกต้องได้ยาก
สำหรับผู้บริหารสูงสุดนั้นจะเป็นบุคคลที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการวางแผนระยะยาว ในกรณีที่ผู้บริหารมิได้เป็นผู้จัดทำแผนด้วยตนเอง อย่างน้อยที่สุดก็ควรจะเป็นผู้สนับสนุนเพื่อให้แผนต่างๆ สำเร็จลงด้วยดี
การวางแผนเชิงกลวิธีและเชิงกลยุทธ์
          นักวิชาการทางด้านการจัดการหลายท่าน ได้พยายามแยกแยะลักษณะของการวางแผนออกเป็นการวางแผนเชิงกลวิธี (Tactical Planning) หรือ การวางแผนเชิงกลยุทธ์ (Strategic Planning) ซึ่ง Russell Ackoff ได้ชี้ให้ข้อแตกต่างของการวางแผนทั้งสองลักษณะไว้ด้วยเกณฑ์ 3 ประการ คือ
          เกณฑ์ประการแรก ถือเอาเวลาที่เกี่ยวข้องเป็นเกณฑ์ กล่าวคือ ถ้าหากแผนงานนั้นคาบเกี่ยวกับช่วงเวลา เป็นแผนระยะสั้นแล้วก็ควรจะถือว่าเป็นแผนเชิงกลวิธี เช่น การจัดทำแผนกำหนดเวลาการผลิตและแผนซึ่งเกี่ยวกับการทำงานในช่วงวันต่อวัน เป็นต้น ในกรณีนี้คำถามอาจเกิดขึ้นได้ว่า ระยะเวลาที่ต้องการที่จะให้เป็นแผนเชิงกลยุทธ์นั้นจะต้องใช้ระยะเวลานานเท่าใด จึงจะถือว่าเป็นแผนกลยุทธ์ได้ ซึ่งเรื่องนี้ก็คงจะให้คำตอบที่ชัดเจนได้ยาก ทำนองเดียวกันกับการแยกกำหนดเวลาเป็นแผนระยะยาว ซึ่งจะกำหนดตายตัวไม่ได้
          เกณฑ์ประการที่สอง คือ พิจารณาดูที่ขนาดของผลกระทบของแผนที่จะมีต่อจำนวนหน้าที่งานต่างๆ ในองค์กรว่ามีมากน้อยเพียงใด ถ้าหากจำนวนหน้าที่งานถูกกระทบจากแผนงานดังกล่าวมากโอกาสที่จะถือว่าแผนงานนั้นเป็นแผนที่มีขอบเขตกว้างขวางกว่า แต่แผนเชิงกลวิธีจะมีขอบเขตของเรื่องที่เล็กกว่า และมีขอบเขตจำกัดหรือจะกล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือ แผนระดับองค์กรส่วนมากจะมีโอกาสที่จัดเป็นแผนเชิงกลยุทธ์ได้มากกว่าแผนที่เกี่ยวข้องกับการผลิตนั่นเอง
          เกณฑ์ประการที่สาม คือ การแยกแยะโดยพิจารณาจากความสำคัญของแผน ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการกำหนดนโยบายมากน้อยเพียงใด การวางแผนเชิงจะมีลักษณะเกี่ยวข้องกับการกำหนดเป้าหมายต่างๆ และการเลือกทางที่จะบรรลุเป้าหมาย แต่การวางแผนเชิงกลวิธีนั้น โดยมากมักจะเริ่มต้นโดยการได้รับเป้าหมายต่างๆ มาแล้วจากผู้บริหารระดับสูงในองค์กร แล้วนำมาพิจารณาแยกย่อยเพื่อหาหนทาง หรือวิธีการทำที่จะทำให้งานเสร็จตามเป้าหมายที่กำหนดไว้แล้ว

          ดังนั้น จึงอาจสรุปได้ว่า การวางแผนเชิงกลยุทธ์ คือ การวางแผนระยะยาวขององค์กรที่มีการมุ่งถึงเป้าหมายเป็นสำคัญ กลยุทธ์ขององค์กรจะดำเนินไปในทิศทางใด อย่างไรนั้น ก็ย่อมขึ้นอยู่กับการวางแผนเชิงกลยุทธ์เหล่านี้ ขณะเดียวกันการวางแผนเชิงกลวิธีจะคาบเกี่ยวกับช่วงเวลาที่สั้นกว่า ที่มีการเน้นถึงการกระทำที่จำเป็นที่ช่วยให้สามารถทำงานบรรลุตามเป้าหมายที่วางได้ อย่างไรก็ตาม การแยกเช่นนี้ ก็ยังคงไม่สามารถขีดคั่นการแยกที่ทำให้มองเห็นได้ชัด การจะถือว่าเป็นการวางแผนลักษณะใดย่อมต้องใช้ดุลพินิจพิจารณาประกอบว่าหนักไปในทางใดทางหนึ่ง ในทางปฏิบัติส่วนมากมักจะมีการใช้สองคำนี้แทนกันอยู่เสมอด้วย


3. ชนิดของแผน
          การแยกชนิดของแผน (Types of Plans) จะช่วยให้เห็นถึงลักษณะความกว้างขวางและประโยชน์ของการวางแผนได้ แผนต่างๆ อาจแยกได้ดังนี้ คือ
          วัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย (Objectives or Goals)
          วัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย  คือ จุดมุ่งหมายปลายทางของการดำเนินงาน ก่อนการทำธุรกิจจะต้องทำการคิดพิจารณาและตัดสินใจเลือกวัตถุประสงค์เสียก่อนว่าธุรกิจนั้นต้องการจะทำอะไร อยู่ในธุรกิจประเภทไหน ต้องการที่จะให้ได้ผลสำเร็จถึงขั้นใดเมื่อการดำเนินงานได้สิ้นสุดลง วัตถุประสงค์จะมีทั้งที่เป็นวัตถุประสงค์ระยะสั้น (Short – Run Objectives) หรือวัตถุประสงค์ที่เกิดขึ้นจากการวางแผนระยะยาว วัตถุประสงค์ระยะสั้นทั้งหลายที่กำหนดขึ้นต่อเนื่องกันจะต้องมีลักษณะสอดคล้องและเสริมต่อวัตถุประสงค์ระยะยาวที่ได้เลือกไว้ ในขณะเดียวกัน วัตถุประสงค์ระยะสั้นทั้งหลายก็จะมีส่วนในการกำหนดคุณลักษณะของวัตถุประสงค์ที่เป็นจริงในระยะยาวด้วย
          การบริหารงานที่มีประสิทธิภาพ จะต้องเป็นการบริหารงานที่มีจุดมุ่งหมายที่แน่นอน กิจการจะเจริญเติบโตหรือเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางที่ก้าวหน้าได้ ก็ต่อเมื่อได้มีการวางจุดมุ่งหมายไว้โดยชัดแจ้งเพื่อเป็นหลังนำ (Guides) การตั้งจุดมุ่งหมายหรือเป้าหมายจะต้องตั้งขึ้นไว้สำหรับองค์กรธุรกิจโดยส่วนรวมทั้งหมด และสำหรับหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กรควบคู่กันไป เป้าหมายของหน่วยงานแต่ละหน่วยย่อมมีส่วนช่วยสนับสนุนให้ธุรกิจบรรลุจุดประสงค์ของส่วนรวมได้ ดังนั้นเป้าหมายของแต่ละหน่วยงานต่างๆจึงจะขัดแย้งกันไม่ได้

          นโยบาย (Policies)
          นโยบาย หมายถึง ข้อความทั่วไปหรือสิ่งทีเข้าใจและเป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป ซึ่งเป็นแนวทางปฏิบัติสำหรับการตัดสินใจของผู้บังคับบัญชา
          นโยบายช่วยวางขอบเขตการวางแผนเพื่อให้สามารถเลือกตัดสินใจปฏิบัติการได้ และทำให้แน่ใจได้ว่า การตัดสินใจต่างๆ จะมีความสม่ำเสมอและอยู่ในขอบเขตของนโยบาย ซึ่งจะช่วยให้สามารถบรรลุถึงวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายได้ นโยบายเป็นวิธีซึ่งพยายามหาวิธีตัดสินใจไว้ก่อนที่เรื่องต่างๆ จะเกิดขึ้น พยายามหลีกเลี่ยงการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยๆ หรือเกิดซ้ำๆกัน รวมทั้งมีวิธีการปฏิบัติที่ใช้ได้เสมอ พยายามหลีกเลี่ยงการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยๆ หรือเกิดซ้ำๆ กัน รวมทั้งมีวิธีการปฏิบัติที่ใช้ได้เสมอ พยายามให้เป็นเครื่องช่วยให้ความสะดวกแก่ผู้บริหารในการมอบหมายอำนาจหน้าที่ไปยังผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาในองค์กรได้ โดยที่ผู้บริหารจะยังสามารถควบคุมได้อยู่เสมอ
          ทั้งนโยบายและวัตถุประสงค์ ต่างก็เป็นแนวทางสำหรับความคิดและวิธีปฏิบัติงานต่างๆ แต่วัตถุประสงค์เป็นจุดหมายสุดท้ายของการวางแผน ในขณะเดียวกันนโยบายคือ การจัดให้มีลู่ทางสำหรับใช้ในการตัดสินใจ เพื่อให้บรรลุซึ่งวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายดังกล่าว
          เป็นที่น่าสังเกตว่า การวางนโยบายที่ดีเป็นสิ่งที่จะต้องทำให้เหมาะสม นโยบายที่จัดทำขึ้นควรจะเปิดโอกาสให้ผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาสามารถแปลความหมายได้ โดยมีการใช้ความคิดริเริ่มและดุลพินิจประกอบ ความคล่องตัวในการเลือกตัดสินใจดังกล่าวจะขึ้นอยู่กับนโยบายนั่นเอง และตังนโยบายดังกล่าวก็จะร่างขึ้นมาเพื่อให้เหมาะสมกับตำแหน่งและอำนาจหน้าที่ของผู้ปฏิบัติตามโดยปกติแล้วการทำนโยบายให้สอดคล้องและเข้ากันได้ เป็นสิ่งที่ช่วยให้การปฏิบัติงานบรรลุถึงจุดหมายได้ดีนั้นทางปฏิบัติเป็นสิ่งที่ยาก ทั้งนี้เพราะเหตุผลต่างๆ ดังนี้
ก.       นโยบายมักจะไม่ค่อยมีการเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรและมิได้มีการตีความที่แน่นอน
ข.       การใช้นโยบายเป็นเรื่องใหญ่และใช้กันทุกขั้นตอน ดังนั้น ปัญหาที่ตามมาก็คือ การปฏิบัติตามนโยบายจะกระทำได้ดีเพียงใดย่อมขึ้นอยู่กับความแตกต่างของบุคคล กล่าวคือ ขึ้นอยู่กับความพร้อมเพรียงและความสามารถในการเข้าใจ มีสามัญสำนึกและใช้ดุจพินิจได้อย่างถูกต้องและเหมาะสมของผู้ปฏิบัติตามนโยบาย
ค.       การควบคุมการปฏิบัติตามนโยบาย นับว่าเป็นเรื่องยากเพราะไม่สามารถเปรียบเทียบระหว่างนโยบายที่แท้จริงและนโยบายที่ตั้งใจจะให้เป็น ทั้งนี้เนื่องจากนโยบายที่แท้จริงเป็นเรื่องเข้าใจยากและนโยบายที่ตั้งใจจะให้เป็นก็ไม่อาจพูดให้เห็นโดยชัดแจ้งได้

ระเบียบวิธีการปฏิบัติงาน (Procedures)
ระเบียบวิธีการปฏิบัติงาน ได้แก่ วิธีการปฏิบัติงานที่เลือกไว้โดยเฉพาะหรือที่กำหนดไว้เป็นมาตรฐานสำหรับให้การดำเนินงานในอนาคตเป็นไปตามนโยบายต่างๆ ที่ได้จัดทำไว้ ระเบียบวิธีการปฏิบัติงาน “จะระบุให้เห็นถึงลำดับขั้นตอนของการทำงานที่บุคคลหลายๆ ฝ่ายเกี่ยวข้องอยู่จะต้องกระทำเพื่อให้บรรลุถึงสิ่งที่มุ่งหวังเอาไว้”
ปกติแล้วระเบียบวิธีการปฏิบัติงานจะมีปรากฏอยู่ทั่วไปภายในองค์กรธุรกิจตั้งแต่ระดับสูงสุดมาสู่ระดับต่ำสุด แต่ต่างกันตรงที่ว่าในระดับต่ำลงมาจะมีการใช้ระเบียบวิธีการปฏิบัติงานมากยิ่งขึ้น และมีการระบุระเบียบวิธีการค่อนข้างจะแน่นอนกว่า ทั้งนี้เพราะระดับที่ต่ำลงมากล่าวจำเป็นต้องมีการควบคุมวิธีการดำเนินงานมากขึ้น และผลดีที่ได้จากการใช้ระเบียบวิธีการปฏิบัติงานก็คือ การประหยัดจะเกิดขึ้นถ้าหากได้มีการบอกให้ทราบถึงรายละเอียดของวิธีการปฏิบัติงานเอาไว้ โดยผู้ทำจะไม่ต้องเสียเวลาในการใช้ดุลพินิจแต่อย่างใด ทั้งหมดนี้ต้องอยู่บนรากฐานของข้อเท็จจริงที่ว่า งานที่ทำประจำนั้นควรมีความเหมาะสมและง่ายขึ้นโดยใช้การอธิบายถึงระเบียบวิธีการทำงานที่ดีที่สุด ซึ่งจะช่วยให้การทำงานนั้นมีประสิทธิภาพได้ ดังนั้น งานที่สมควรมีการกำหนดใช้ระเบียบจึงควรเป็นงานที่สามารถกำหนดระเบียบวิธีการปฏิบัติขึ้นใช้ได้ง่าย แต่ถ้าหากกำหนดแล้วระเบียบทำให้ระเบียบวิธีการปฏิบัติกลายเป็นสิ่งยุ่งยากซับซ้อนและผูกมัดเกินไป การใช้ระเบียบการปฏิบัติก็ไม่เหมาะสม ทำนองเดียวกันกับแผนกชนิดอื่นๆ ระเบียบวิธีการปฏิบัติงานมีขนาดและลำดับความสำคัญแตกต่างกันไปในระดับต่างๆ ขององค์กร เช่น ในระดับสูงขององค์กร อาจจะมีระเบียบวิธีการปฏิบัติสำหรับทั่วทั้งองค์กร (Corporation Standard Practice) และในระดับของแผนกหรือหน่วยย่อยลงมา ก็อาจมีระเบียบวิธีการปฏิบัติของหน่วยงานหรือแผนก (Division or Department Practice) ปกติแล้วระเบียบวิธีการปฏิบัติงานจะมีใช้กันมากในระดับของแผนกซึ่งมีหน้าที่ในด้านการปฏิบัติงานด้านต่างๆ โดยตรง (Line)
ความสัมพันธ์ระหว่างระเบียบวิธีการปฏิบัติงานและนโยบาย คือ นโยบายเป็นเรื่องของการวางแผนหลักปฏิบัติทั่วไปให้ถือปฏิบัติ แต่ระเบียบวิธีปฏิบัติงานนั้นบอกให้ทราบว่าจะต้องทำอย่างไรเพื่อให้สำเร็จตามเป้าหมายและเป็นไปตามนโยบายดังกล่าว
ระเบียบวิธีการปฏิบัติงานจัดทำขึ้นเพื่อการดำเนินงานของทุกคนนั่นเอง งานต่างๆ แต่ละชิ้นจะถูกกระทำโดยตัวบุคคลแต่ละคน รายละเอียดวิธีการทำที่แต่ละคนปฏิบัติเราเรียกว่า วิธีทำ (Method)
วิธีทำก็นับได้ว่าเป็นแผนอย่างหนึ่ง ซึ่งแสดงให้เห็นถึงวิธีการทำงานที่ดีที่สุด
วิธีทำ (Method) วิธีทำจะบอกให้ทราบถึงแนวทางการทำงานที่ละเอียดและสมบูรณ์กว่า ทั้งนี้เพราะในกรณีอื่นๆ บางครั้งจะไม่สามารถกำหนดเป็นวิธีทำที่ชัดแจ้งได้ หากแต่จะต้องเปิดโอกาสให้มีการใช้พินิจเลือกวิธีทำภายในขอบเขตของนโยบายจะเหมาะสมกว่า แนวความคิดในการกำหนดวิธีกระทำต่างๆ เกิดขึ้นครั้งแรก โดย Frederick W.Taylor เป็นสมัยการบริหารที่มีหลักเกณฑ์  ซึ่งเชื่อว่าถ้าหากได้มีการกำหนดวิธีทำเอาไว้ล่วงหน้าแล้วการทำงานก็จะมีสมรรถภาพสูง ความพยายามส่วนใหญ่จึงสนใจกับการทำงานรายละเอียดวิธีทำของงานต่างๆ ตัวอย่างของวิธีทำอาจเป็นดังนี้ คือ กำหนดว่าในการเริ่มเดินเครื่องจักรนั้นจะต้องมีวิธีการกระทำอย่างไร การส่งของต้องส่งจากซ้ายไปขวา การวางเครื่องมือต่างๆ ต้องวางอย่างไร หรือการแนะนำสินค้าใหม่จะต้องแสดงสินค้าให้ลูกค้าให้ลูกค้าดูอย่างไร หรือกรอกแบบฟอร์มสั่งซื้ออย่างไร เป็นต้น ทั้งนี้เพื่อให้เกิดการทำงานที่เป็นไปตามวิธีทำที่ดีที่สุด จากที่ได้ศึกษาหรือตรวจสภาพแวดล้อมที่เป็นเงื่อนไขของงาน
ผลดีของการกำหนดวิธีทำก็คือ จะเกิดการประหยัดในแง่ของต้นทุนการผลิต และถ้าได้มีการเลือกและกำหนดวิธีกระทำนั้นๆ ไว้เป็นมาตรฐานแล้ว วิธีทำที่ดีที่สุดก็จะเป็นเครื่องช่วยให้มีการทำงานอันเดียวกันในครั้งต่อๆไป สามารถทำได้โดยเร็วและไม่ติดขัด
กฎ (Rules)
กฎ ได้แก่ แผนงานซึ่งจำเป็นต้องปฏิบัติตามและทำนองเดียวกันกับแผนชนิดอื่นๆ กฎต่างๆ ที่จัดทำขึ้นก็ได้มีการพิจารณามาแล้วอย่างเลือกเฟ้นที่สุด กฎอาจจะถือว่าเป็นแผนงานที่ง่ายที่สุดก็ได้
กฎแตกต่างจากนโยบายและระเบียบวิธีการปฏิบัติงานหรือวิธีทำตรงที่ว่า กฎบังคับให้ทำหรือห้ามมิให้กระทำในสภาพแวดล้อมอย่างใดอย่างหนึ่ง แต่จะเหมือนกับระเบียบวิธีการปฏิบัติงานหรือวิธีทำเพราะในทำนองเดียวกันกฎก็เป็นเครื่องชี้ให้เห็นวิธีปฏิบัติงานเช่นเดียวกัน แต่แตกต่างกันที่กฎมิได้มีลำดับเหตุการณ์ในการทำงาน กฎอาจจะเป็นหรือไม่เป็นส่วนหนึ่งของระเบียบวิธีการปฏิบัติงานหรือวิธีทำก็ได้ ตัวอย่างของกฎ คือ ห้ามสูบบุหรี่ ห้ามเก็บคำสั่งซื้อไว้นานเกินควร ต้องขจัดวัตถุดิบที่เสียง่ายในช่วงเวลาที่กำหนด ต้องนำสินค้าล้าสมัยหรือสินค้าที่มีคุณลักษณะผิดไปจากมาตรฐานออกขายลดราคาในช่วงเวลาที่กำหนด หลักสำคัญประการหนึ่งของกฎก็คือ กฎที่ใช้บังคับต้องสามารถที่จะใช้บังคับได้ เช่น การบังคับเพื่อให้มีการปฏิบัติงานทุกด้านที่สอดคล้องกันและให้เกี่ยวเนื่องสัมพันธ์กันได้ตามที่ควรจะต้องเป็น
กฎแตกต่างจากนโยบาย เพราะนโยบายเป็นเครื่องชี้ให้เห็นขอบเขตที่จะใช้ดุลพินิจได้ แต่กฎนั้นเป็นส่วนประกอบอื่นๆ ที่จำเป็นสำหรับช่วยให้ปฏิบัติงานตามสั่งให้สำเร็จได้ สิ่งต่างๆ เหล่านี้จะรวมเข้ากันอยู่ในแผนงานต่างๆ ปกติแล้วแผนงานนี้มักจะได้รับเงินทุนและเงินทุนหมุนเวียนสนับสนุนอยู่เสมอ
แผนงาน (Programs)
แผนงาน เป็นเงินแผนพิเศษซึ่งมีนโยบาย ระเบียบวิธีการปฏิบัติงาน วิธีทำ กฎ งานที่ได้รับมอบหมายและส่วนประกอบอื่นๆ ที่จำเป็นสำหรับช่วยให้ปฏิบัติงานตามสั่งให้สำเร็จได้ สิ่งต่างๆ เหล่านี้จะรวมเข้ากันอยู่ในแผนงานต่างๆ ปกติแล้วแผนงานนี้มักจะได้รับเงินทุนและเงินทุนหมุนเวียนสนับสนุนอยู่เสมอ
แผนงานใหญ่อันใดอันหนึ่งอาจก่อให้เกิดแผนงานย่อยหรือโครงการต่างๆ (Projects) ติดตามมาอยู่เสมอ เช่น แผนงานของบริษัทผลิตรถยนต์ อาจทำให้มีแผนงานย่อยๆ คือ โครงการผลิตเครื่องอะไหล่และส่วนประกอบของรถยนต์เกิดขึ้นมา เป็นต้น แผนงานใหญ่และโครงการที่มีความสัมพันธ์และสนับสนุนซึ่งกันและกันเช่นนี้ ก่อให้เกิดความจำเป็นที่จะต้องมีการประสานงานกันระหว่างโครงการต่างๆ ความสัมพันธ์ต่างๆ ดังกล่าวมีความหมายรวมไปถึงการจัดความสัมพันธ์ในเรื่องตารางเวลา การทำงานหรือกำหนดการ (Scheduling) ระหว่างแผนงานต่างๆ ดังกล่าวอีกด้วย เพราะถ้าหากแผนงานใดล่าช้าไปอาจมีผลกระทบถึงแผนงานอื่นๆ โดยเฉพาะแผนงานใหญ่ และจะก่อให้เกิดการล่าช้าและสิ้นเปลืองขึ้นภายในองค์กร


 จากเหตุผลที่ว่า แผนงานต่างๆ มักจะมีความสัมพันธ์ระหว่างกันอยู่เสมอ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องจัดทำแผนเหล่านี้ให้เข้ากันได้อย่างดีที่สุด ซึ่งในทางปฏิบัติมักจะทำให้ยาก ดังนั้น การประสานงานในขั้นตอนของการจัดแผนงานต่างๆ ที่สัมพันธ์กัน จึงต้องมีการประสานงานกันอย่างดีตั้งแต่ต้นแนวความคิดที่เกี่ยวกับระบบในแผนงานจึงควรนำมาใช้ในการจัดทำแผนต่างๆ
          งบประมาณ (Budgets)
งบประมาณ ได้แก่ แผนซึ่งประกอบด้วยข้อความซึ่งคาดหมายที่คิดไว้ล่วงหน้าและแสดงออกมาเป็นตัวเลข บางครั้งงบประมาณอาจเรียกได้อีกอย่างหนึ่งว่า แผนงานที่เป็นตัวเลข (Numberized Program) งบประมาณอาจแสดงออกมาในรูปของตัวเงิน จำนวนชั่วโมงในการทำงาน จำนวนผลิตภัณฑ์ จำนวนชั่วโมงเครื่องจักรหรือที่วัดได้ด้วยสิ่งอื่นๆ
การทำงบประมาณนับได้ว่าเป็นการวางแผนที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งขององค์กรธุรกิจ องค์กรธุรกิจส่วนใหญ่มักจะถือว่าการจัดทำงบประมาณเป็นสิ่งจำเป็นที่ขาดไม่ได้ การจัดให้มีงบประมาณเช่นนี้จะช่วยให้บริษัทวางแผนการไว้เป็นการล่วงหน้าลักษณะปริมาณของตัวเลขค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้ โดยปกติแล้วงบประมาณเป็นเครื่องมือที่จำเป็นอย่างยิ่ง สำหรับการควบคุมการดำเนินงานด้านต่างๆ ตามแผนงานและโครงการต่างๆ
มาตรฐาน (Standard)
มาตรฐาน หมายถึง คุณค่าอย่างใดอย่างหนึ่งซึ่งฝ่ายบริหารจะใช้เป็นบรรทัดฐานหรืออ้างอิงมาตรฐานนี้อาจหมายถึงสิ่งที่ผู้ปฏิบัติงานพยายามกระทำให้ได้ตรงตามรูปแบบดังกล่าว มาตรฐานช่วยให้สามารถสังเกตเห็นถึงการเปรียบเทียบผลการทำงานต่างๆ ว่างานที่ได้กระทำไปแล้วสูงกว่าต่ำกว่าหรือเสมอตัวกับที่ได้ตั้งไว้เป็นมาตรฐานหรือที่กำหนดเป็นคุณค่าไว้แล้ว
กลยุทธ์ (Strategies)
กลยุทธ์ กลยุทธ์นับว่าเป็นแผนอย่างหนึ่ง ซึ่งมักใช้กับความหมายของแผนงานใหญ่ทั้งหมดของธุรกิจหรือส่วนใหญ่ของงานหรือโครงการใหญ่ การจัดทำกลยุทธ์เป็นกระบวนการตัดสินใจเลือกจุดหมายขององค์กร การเปลี่ยนแปลงเป้าหมาย ตลอดทั้งการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่เพื่อให้บรรลุถึงเป้าหมายต่างๆ ในองค์กร นอกจากนี้ยังหมายความรวมไปถึงนโยบายต่างๆ ที่เกี่ยวกับการจัดหา การใช้ และจำหน่ายทรัพยากรต่างๆ ขององค์กร
กลยุทธ์ต่างๆ จะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรในลักษณะที่ช่วยแสดงให้เห็นชนิดของการวางแผนในทัศนะที่กว้างขวาง รวมทั้งชี้ให้บุคคลภายนอกเห็นถึงทิศทางการทำงานขององค์กร โดยส่วนรวมกลยุทธ์จะเป็นเครื่องมืออธิบายให้ทราบในลักษณะที่เป็นภาพพจน์ โดยผ่านเป้าหมายและนโยบายต่างๆว่า กิจการกำลังดำเนินธุรกิจชนิดไหนและจะมีกลยุทธ์ดำเนินการอย่างไรบ้าง

4. ประเภทของแผน
          แผนแต่ละชนิดตามที่ได้กล่าวมานั้น ถ้าจะนำมาจำแนกประเภทแล้วจะช่วยให้เข้าใจถึงการวางแผนและคุณลักษณะของแผนได้ดียิ่งขึ้น แผนต่างๆ อาจจำแนกออกเป็นประเภทได้ดังนี้ คือ
1.       แผนกลยุทธ์ (Strategic Plans)
2.       แผนดำเนินงาน (Operating Plans)
3.       แผนใช้ประจำ (Standing Plans)
4.       แผนใช้เฉพาะครั้ง (Single-use Plans)

แผนกลยุทธ์ (Strategic Plans)
          แผนกลยุทธ์เป็นแผนที่เกี่ยวข้องกับเรื่องราวที่มีของเขตกว้างขวางและมีผลกระทบต่อลักษณะความเป็นไปขององค์กร การวางแผนที่เกี่ยวกับกลยุทธ์ (คือ วัตถุประสงค์ นโยบายและกลยุทธ์ของบริษัท) จะมีจุดสนใจอยู่ที่องค์ธุรกิจพยายามปรับตัวให้สามารถเลือกวัตถุประสงค์และกลยุทธ์ ในการดำเนินงานที่สอดคล้องและเหมาะสมกับปัจจัยในสภาพแวดล้อมภายนอกต่างๆ ที่ไม่สามารถควบคุมได้ ปัจจัยดังกล่าวได้แก่ ปัจจัยทางด้านเศรษฐกิจ ปัจจัยทางด้านการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี การเมืองหรือสังคม เป็นต้น ถ้าพิจารณาถึงการจัดทำแผนประเภทนี้ วิธีการทำก็คือการพยายามคาดการณ์ความเป็นไปของสิ่งที่อยู่ในสภาพภายนอกและพยายามจัดทำหรือกำหนดวัตถุประสงค์ที่องค์กรต้องการกระทำและทำกลยุทธ์ที่จำเป็นต้องทำต่างๆ การทำแผนกลยุทธ์ต่างๆ เหล่านี้โดยปกติมักจะเกี่ยวข้องกีบระยะเวลาที่ยาวนานหรือเป็นการวางแผนระยะยาวนั้นเอง
          เนื่องจากกำหนดแผนประเภทนี้ องค์กรต้องทำการเลือกสิ่งที่ทำการภายใต้เงื่อนไขของสภาพแวดล้อมภายนอกที่ไม่สามารถควบคุมได้ ประกอบจะต้องมีการคาดการณ์และต้องทำการตัดสินใจโดยแท้จริง แต่ถึงแม้จะขาดความแม่นยำถูกต้อง เนื่องจากสาเหตุทั้งสองดังกล่าวก็ตามการกำหนดวัตถุประสงค์และกลยุทธ์ระยะยาวก็เป็นสิ่งที่จะทำย่อมช่วยให้มีหลักยึดถือและมีวิถีทางของการปฏิบัติงาน ซึ่งดีกว่าการปล่อยให้การดำเนินงานเป็นไปโดยเสรีอย่างไม่มีเป้าหมาย
          แผนกลยุทธ์ ถือได้ว่าเป็นการวางแผนที่สำคัญที่สุดขององค์กรธุรกิจ ควรอยู่ในความรับผิดชอบของผู้บริหารสูงสุด ทั้งนี้เพราะเหตุผลที่ว่า
1.       เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจในเรื่องการผูกพันการใช้ทรัพยากรขององค์กรในระยะยาว
     2. เกี่ยวข้องกับการเลือกวัตถุประสงค์ในระยะยาว ซึ่งจะกำหนดคุณลักษณะขององค์กรในบั้นปลาย โดยต้องอาศัยกิจกรรมต่างๆ ในระหว่างที่จะช่วยเสริมสร้างและขัดเกลาให้องค์กรเป็นไปตามที่ต้องการได้
       การจัดทำอชแผนกลยุทธ์ซึ่งครอบคลุมถึงการกำหนดวัตถุประสงค์ นโยบายการงานต่างๆ ในระยะยาวนี้ กระบวนการจัดทำจะประกอบด้วยขั้นตอนดังนี้ คือ
          1. ตรวจสอบสภาพแวดล้อมภายนอก เพื่อให้ทราบถึงโอกาสต่างๆ ที่องค์กรจะสามารถทำการเพื่อหาประโยชน์ได้ และให้ทราบถึงข้อจำกัดต่างๆ ที่มีอยู่สำหรับองค์กร ความหมายในที่นี้คือการพิจารณาดูลักษณะแนวโน้มของอุตสาหกรรมว่า ตลาดมีความต้องการอะไร สภาพการแข่งขันเป็นอย่างไร มีกฎหมายที่บังคับจำกัดไว้อย่างไรบ้าง เป็นต้น
          2. สำรวจความเข้มแข็งและอ่อนแอ ของตนอย่างรอบคอบง่าองค์กรมีข้อดีข้อเสียในด้านกำลังการผลิต กำลังคน กำลังเงินทุน ผลิตภัณฑ์ที่เสนอขายและอื่นๆอย่างไรบ้าง
          3. กำหนดวัตถุประสงค์ นโยบาย ปละพัฒนาแผนกลยุทธ์ที่จะช่วยให้องค์กรสามารถใช้ข้อดีของตนที่มีอยู่ทำการหาแชประโยชน์จากโอกาสที่อำนวยให้ และขณะเดียวกันก็สามารถหลีกเลี่ยงการเข้าทำการในกิจการซึ่งสภาพแวดล้อมภายนอกมีข้อจำกัดอยู่หรือไม่เหมาะสมกับความอ่อนแอของบริษัทที่มีอยู่
แผนดำเนินงาน (Operating Plans)
          นอกเหนือจากการจัดทำแผนกลยุทธ์สำหรับองค์กรแล้ว ผู้บริหารทุกคนจำเป็นจะต้องจัดทำแผนดำเนินงานขึ้นด้วย ซึ่งจะช่วยให้ทราบได้ว่าทำอย่างไรจึงจะสามารถใช้ทรัพยากรต่างๆ โดยได้ผลประโยชน์สูงสุดตามกลยุทธ์ที่เลือกใช้ และสามารถทำงานอย่างมีสมรรถภาพสูงภายในขอบเขตของเป้าหมายที่กำหนด แผนกลยุทธ์นั้นเป็นเรื่องของการพิจารณาว่า องค์กรจะเลือกทำอะไร แต่แผนดำเนินงานนั้นเป็นเรื่องของการพิจารณาว่า จะทำด้วยวิธีการอย่างไรจึงจะสามารถบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์
          โดยทั่งไปแล้ว แผนดำเนินงานมักจะเกี่ยวข้องกับปัจจัยต่างๆ ที่สามารถควบคุมได้ ภายในองค์กร และขณะเดียวกันแผนดังกล่าวมีโอกาสที่จะทำได้ถูกต้องและชัดเจนมากว่าแผนกลยุทธ์ ทั้งนี้เพราะการดำเนินงานนั้นเป็นแต่เพียงพิจารณาว่า แผนตัดสินใจในการดำเนินงานต่างๆ นั้นกระทำได้เหมาะสมเพียงใดเท่านั้น ซึ่งย่อมเป็นธรรมดาที่ข้อสงสัยในความถูกต้องจะมีน้อยกว่าการพิจารณาวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ว่าถูกต้องดีเพียงใด ซึ่งการพิจาณาในกรณีหลังนี้จะเป็นเรื่องที่ยากกว่ามาก
          แผนใช้ประจำ หมายถึง แผนดำเนินงานซึ่งมีลักษณะเป็นข้อความระบุไว้ เป็นความคิดหลักการหรือแนวทางการปฏิบัติในการกระทำกิจกรรมบางอย่างที่ต้องทำซ้ำบ่อยๆครั้ง หรือใช้เป็นประจำสำหรับการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นเป็นประจำ แผนประจำประกอบด้วย นโยบาย ระเบียบวิธีการปฏิบัติงาน กฎ วิธีการและมาตรฐาน แผนเหล่านี้ต่างถูกจัดขึ้นเพื่อให้สามารถกำหนดเป็นกรอบสำหรับการปฏิบัติงานตามปกติ ในการดำเนินงานใดๆ นั้น การเลือกทำกิจกรรมต่างๆ อาจะทำได้หลายทางหลายวิธีแตกต่างกันไป ดังนั้น ถ้าหากธุรกิจได้กำหนดวัตถุประสงค์ไว้เป็นที่ชัดเจนเช่นใดแล้ว การดำเนินงานหรือการทำกิจกรรมต่างๆ ก็ควรจะลักษณะเป็นทิศทางหรือแนวนโยบายใหญ่ขององค์กรที่จะนำไปสู่วัตถุประสงค์ กล่าวคือ การทำงานทุกอย่างของทุกๆ ฝ่าย ควรจะสอดคล้องกันในหลักการร่วมมือหรือต้องเสียเวลาคอยกำกับงานตลอดเวลา ผู้บริหารจึงอาศัยวิธีการคิดวางแผนเกี่ยวกับ “พฤติกรรมของงานที่ควรจะเป็น”เอาไว้ล่วงหน้าเสียก่อน แล้วกำหนดขึ้นเป็นแผนการต่างๆ คือ นโยบาย ระเบียบวิธีปฏิบัติ มาตรฐาน และกฎเอาไว้ เพื่อกำกับให้การทำงานของทุกฝ่ายเป็นไปด้วยดีตามแนวทางและหลักการที่คิดไว้
          ประโยชน์สำคัญของการมีแผนใช้ประจำ คือ ช่วยเป็นเครื่องมือสำหรับนักบริหารในอันที่จะสามารถใช้กำกับการทำงานผู้อยู่ใต้บังคับบัญชา ขณะเดียวกันก็จะเป็นประโยชน์สำหรับการประสานงานระหว่างฝ่ายต่างๆ กล่าวคือ แต่ละฝ่ายต่างก็จะทำงานอย่างคงเส้นคงวา หรือมีแบบพฤติกรรมของการปฏิบัติที่เสมอต้นเสมอปลายภายใต้การกำกับของแผนประจำต่างๆ ดังกล่าว ซึ่งเมื่อเป็นเช่นนี้แต่ละฝ่ายก็สามารถคาดการณ์การกระทำของฝ่ายอื่นได้เสมอ การทำงานของทุกกลุ่มจึงสามารถประสานกันและสอดคล้องกันไปในแนวหรือหลักการอันเดียวกันได้
          การใช้แผนเฉพาะครั้ง หมายถึงแผนงานที่กำหนดขึ้นเพื่อใช้เฉพาะครั้งสำหรับการปฏิบัติงานส่วนใดส่วนหนึ่งโดยเฉพาะ และเป็นที่ไม่ซ้ำกันให้เสร็จสิ้นไป โดยมีความเหมาะสมกับการเปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลาของสภาพแวดล้อม แผนใช้เฉพาะครั้งประกอบด้วย แผนงาน โครงการงบประมาณ และตารางเวลาการทำงาน

          แผนใช้เฉพาะครั้งมีคุณลักษณะสำคัญที่เป็นประโยชน์ คือ จะช่วยให้ธุรกิจสามารถลดการเสี่ยงภัยหรือลดขนาดของการผูกพันให้น้อยลงได้ และขณะเดียงกัน ก็ช่วยให้มีโอกาสปรับการทำงานตามลำดับขั้นตอนได้เสมอ การขัดเป็นแผนงานหรือโครงการเช่นนี้เท่ากับการทยอยใช้ทรัพยากรส่วนหนึ่งสำหรับการทำตามเป้าหมายย่อยอันหนึ่งภายในช่วงเวลาที่สั้นกว่า การจัดทำเป็นชุดของแผนงานจึงย่อมช่วยให้มีการกระจายการผูกพันออกเป็นหลายๆ ครั้ง ซึ่งย่อมเป็นประโยชน์ในแง่ของการป้องกันมิให้ต้องเสี่ยงกับการใช้ทรัพยากรทั้งหมดกับแผนงานใหญ่ในครั้งเดียว การทยอยใช้ทรัพยากรตามแผนงานย่อมช่วยให้ทำได้ถูกต้องกว่าเพราะสามารถคาดการณ์สิ่งที่อยู่ใกล้ได้ค่อนข้างกถูกต้องและแน่นอนกว่า ในเวลาเดียวกันก็ยังเปิดโอกาสให้มีการปรับตัวให้มีการทำงานที่ดีขึ้นในแผนงานหลังๆ ที่ตามมาทั้งเพราะได้ประโยชน์จากประสบการณ์ในสิ่งที่ได้ทำไปแล้วนั่นเอง

5. ประโยชน์ ข้อจำกัดและอุปสรรคของการวางแผน
          ความสามารถในการวางแผนเป็นทักษะที่จำเป็นสำหรับทุกคนที่ปรารถนาให้อนาคตของตนดีขึ้น ดังที่ได้ทราบมาแล้วว่า การวางแผนมีความสำคัญทั้งต่อบุคคลและหน่วยงาน ฉะนั้นยิ่งองค์กรมีความยุ่งยากสลับซับซ้อนเท่าใด กระบนการวางแผนยิ่งเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้บริหารหรือผู้จำหน่ายงานมากเพียงนั้น ดังนั้น จึงจำเป็นจะต้องทราบถึงคุณประโยชน์และข้อกำจัดบางประการของการวางแผน
คุณประโยชน์ของการวางแผน
          การวางแผนมีคุณประโยชน์หรือข้อดีต่อการบริหารงานหลายประการ ดังนี้
1.       การวางแผนสามารถบอกให้ทราบถึงศักยภาพของปัญหาและโอกาสที่ปัญหาเหล่านี้จะเกิดขึ้น
2.       การวางแผนสามารถปรับปรุงแก้ไขกระบวนการตัดสินใจภายในองค์กรหรือหน่วยงานให้ดีขึ้น
3.       การว่างแผนสามารถชี้เฉพาะให้เห็นถึงทิศทาง ค่านิยมและวัตถุประสงค์ในอนาคตของหน่วยงาน
4. การวางแผนสามารถช่วยให้แต่ละบุคคลหรือแต่ละหน่วยงานปรับตัวเข้ากับสิ่งแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป
5. การวางแผนสามารถช่วยให้ผู้บริหารมีความมั่นใจอันที่จะนำความอยู่รอดปลอดภัยมาสู่องค์กรหรือหน่วยงาน
นอกจากนี้เทอร์รี่ (George R. Terry) นักวิชาทางการบริหารได้กล่าวถึงข้อดีของการวางแผนไว้ดังนี้
1.       การวางแผนทำให้การดำเนินงานกิจกรรมเป็นไปอย่างมีวัตถุประสงค์และมีระเบียบมีระบบ
2.       การวางแผนจะช่วยชี้ให้เห็นถึงความจำเป็นที่ต้องมีการเปลี่ยนแปลงการดำเนินงานในอนาคต
3.       การวางแผนช่วยแก้ปัญหาของลักษณะคำถามที่ว่า “อะไรจะเกิดขึ้นถ้า…..(What if)”
4.       การวางแผนเป็นเครื่องมือที่ให้ข้อมูลพื้นฐานในการควบคุมการปฏิบัติ
5.       การวางแผนจะส่งเสริมให้เกิดความสำเร็จในการปฏิบัติงาน
6.       การวางแผนช่วยให้สามารถมองเห็นภาพรวมทั้งหมดของการปฏิบัติงานและขององค์กร
7.       การวางแผนช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความสมดุลในการใช้วัสดุอุปกรณ์และเครื่องมือ เครื่องใช้เพื่อการปฏิบัติ
8.       การวางแผนช่วยให้ผู้บริหารมีความเจริญก้าวหน้าในฐานะและตำแหน่งหน้าที่การงาน
อนึ่ง เทอร์รียังได้กล่าวถึงข้อจำกัดของการวางแผนไว้หลายประการ ซึ่งข้อจำกัดที่จะกล่าวต่อไปนี้มีผลกระทบต่อการบริหารงานอย่างสำคัญกล่าวคือ
1. การวางแผนจะถูกจำกัดด้วยข้อมูลหรือข้อเท็จจริงบางประการ จนไม่สามารถดำเนินการตามแผนที่กำหนดไว้ได้
2. การวางแผนต้องเสียค่าใช้จ่ายสูง ต้องลงทุนทั้งทางด้นทุนทรัพย์ กำลังงาน กำลังสมองและวัสดุอุปกรณ์ต่างๆ
3. การวางแผนมีข้อจำกัดทางจิตวิทยา กล่าวคือ บุคคลมักเชื่อเหตุการณ์และการกระทำที่เป็นอยู่ในปัจจุบันมากกว่าการกระทำเพื่อผลที่จะเกิดขึ้นในอนาคต
4. การวางแผนเป็นความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ที่บุคคลมีอยู่อย่างจำกัด จึงไม่อาจเป็นแผนดำเนินงานที่ดีได้
5. การวางแผนทำให้การปฏิบัติงานต้องล่าช้า เพราะการวางแผนต้องการเห็นวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่ชัดเจนก่อนจึงจะลงมือปฏิบัติ
6. ผู้วางแผนมักทำแผนให้เกินเลยความเป็นจริง ทำให้เกิดความยุ่งยากในการปฏิบัติงาน
7. การวางแผนมักมีคุณค่าค่อนข้างจำกัดในทางปฏิบัติ กล่าวคือการวางแผนในบางกรณีเน้นทฤษฏีมาก จนลืมนึกถึงความเป็นไปได้ในแง่ของความเป็นจริง

ข้อจำกัดของการวางแผน
          การวางแผนเหมือนกับกระบวนการบริหารอื่นๆ ตรงที่ไม่สามารถขจัดปัญหาให้กับบุคคลหรือองค์กรได้ทั้งหมด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ใช้ในการวางแผน คุณภาพาของผลงานจากการที่ได้ปฏิบัติตามแผนขึ้นอยู่กับคุณภาพของข้อมูลที่ใช้ในการวางแผน ถ้าเป็นข้อมูลขยะ ผลของงานที่ออกมาก็จะต้องเป็นขยะ หรือที่นักวิชาการทางวิชาคอมพิวเตอร์ กล่าวมา อย่างไรก็ตามแม้การวางแผนจะได้ข้อมูลที่ดี แต่การวางแผนนั้นก็อาจมี่ประประสิทธิภาพได้ถ้าการวางแผนนั้นยังคงเขียนไว้บนแผ่นกระดาษและไม่เคยนำออกไปปฏิบัติเลย การวางแผนนั้นจะต้องนำไปใช้ สิ่งใดหรือจุดใดที่เป็นปัญหาหรืออุปสรรคก็จะต้องได้รับการปรับปรุงแก้ไข และนำไปใช้ต่อไปอย่างต่อเนื่อง นอกจากนี้ยังสามารถกล่าวได้อีกว่าการวางแผนไม่สามารรถที่จะทดแทนกระบวนการบริหารอื่นที่ได้ดำเนินงานไปอย่างขาดประสิทธิภาพได้ แต่การวางแผนอาจสามารถชี้ให้เห็นถึงข้อบกพร่องของกระบวนการบริหารงานได้ ตัวอย่าง เช่น ถ้าขวัญและกำลังใจของบุคลากรในหน่วยงานอยู่ในระดับต่ำ อาจจะเป็นเพราะไม่มีการวางแผนเพื่อสร้างขวัญและกำลังใจในหน่วยงานนั้นๆ เป็นต้น
          ข้อจำกัดของการวางแผนอาจเกิดจากสาเหตุผลดังต่อไปนี้
1.       ความยากลำบากในการหาข้อมูลและสมมติฐานที่ถูกต้อง
2.       ปัญหาการเปลี่ยนแปลงทางสังคมที่รวดเร็ว
3.  ความไม่แน่นอนของปัจจัยภายในองค์กร เช่น บุคคลในหน่วยงาน นโยบายของหน่วยงานและจำนวนของเงินลงทุน
        4. ความไม่แน่นอนของปัจจัยภายนอกองค์กรซึ่งเป็นปัจจัยที่ยากแก่การควบคุม เช่น บรรยากาศทางการเมือง การเรียกร้องของกลุ่มบุคคล (เช่น สหภาพแรงงาน) และการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี
          5. เวลาและค่าใช้จ่ายในการวางแผนและการดำเนินงานตามแผน
          จากข้อจำกัดของการวางแผนดังกล่าวแล้วสามารถจำแนกออกได้เป็น 2 ลักษณะ คือ ข้อจำกัดภายนอก และข้อจำกัดภายใน
          1. ข้อจำกัดภายนอก หมายถึง ปัญหาและอุปสรรคของการวางแผนอันเกิดจากอิทธิพลภายนอกองค์กรซึ่งเป็นปัญหาเกี่ยวกับสิ่งแวดล้อมต่างๆ เช่น ปัญหาเศรษฐกิจ ปัญหาสังคม ปัญหาทางหารเมือง และปัญหาอันเกิดจากความเชื่อ ค่านิยม ระเบียบ กฎหมาย ประเพณี วัฒนธรรม และศาสนา เป็นต้น

        2. ข้อจำกัดภายใน หมายถึง ปัญหาอุปสรรคของการวางแผนอันเกิดจากอิทธิพลภายในองค์กรหรือเกิดจากตัวเอง เช่น ปัญหาหาการขาดข้อมูลที่แท้จริง ปัญหาการขาดงบประมาณเพื่อการปฏิบัติตามแผน  ปัญหาการจัดลำดับก่อนหลังของแผน  ปัญหาการปรับแผน ปัญหาการขาดแคลนบุคคลที่มีความรู้ความสามารถในการใช้แผน ปัญหาความไม่สอดคล้องในการใช้แผนในระดับต่าง ๆ และปัญหาเกกี่ยวข้องกับการควบคุมและการประเมินผลในการใช้แผน
          ข้อจำกัดดังกล่าวจะทำให้แผนที่กำหนดยากแก่การนำไปใช้หรือการปฏิบัติ ดังนั้นการวางแผนที่ดีจึงจำเป็นต้องขจัดหรือแก้ไขปัญหาอุปสรรคดังกล่าวอย่างต่อเนื่อง ทันกับเวลาสอดคล้องกับสภาวการณ์ อย่างไรดีถ้าหากเป็นปัญหาและอุปสรรคไม่สามารถขจัดหรือแก้ไขปัญหาได้ การวางแผนจะต้องหลีกเหลี่ยงปัญหานั้นเสีย หากถ้ามีความจำเป็นก็ต้องปรับแผนให้สอดคล้องกับปัญหาและอุปสรรคข้อจำกัดนั้น ๆ ทั้งนี้เพื่อความอยู่รอดขององค์กรและประโยชน์ของส่วนร่วมเป็นสำคัญ
          การวางแผนมีประโยชน์อย่างยิ่งต่อการทำงาน กล่าวคือ เป็นสิ่งที่ชี้ให้เห็นถึงบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพของหน่วยงานการบรรลุเป้าหมายบรรลุทั้งทุนและกำลังแรงงานที่ใช้หากมีการวางแผนที่ดีอย่างไรก็ตามการวางแผนมีข้อจำกัดอยู่ไม่น้อยข้อจำกัดบางอย่างเกิดจากอิทธิพลและปัจจัยภายนอกองค์กรหรือภายนอกหน่วยงาน เช่น ปัญหาเศรษฐกิจ ปัญหาทางการเมืองและปัญหาทางสังคม เป็นต้น  และในทำนองเดียวกันปัจจัยหรืออิทธิพลภายนอกองค์กรหรือภายในหน่วยงานก็ทำให้เกิดข้อจำกัดในการวางแผนอย่างมาก  เช่น ปัญหาขาดข้อมูลที่แท้จริง ปัญหาการขาดงบประมาณปัญหาการขาดผู้มีความรู้ในการวางแผน และอื่นๆ ข้อจำกัดสำคัญประการหนึ่งของการวางแผนคือค่าใช้จ่าย การวางแผนแม้จะมีประโยชน์มากแต่การวางแผนก็เป็นกระบวนการที่ต้องศูนย์เสียค่าใช้จ่ายที่ที่เป็นตัวเงินและปัจจัยที่ไม่ใช่ตัวเงินเช่น พลังและสมองของผู้วางแผน และและในบางครั้งเมื่อวางแผนได้เสร็จสิ้นลงแล้ว แต่ยังมีข้อกัดในการนำไปใช้อีกด้วย

อุปสรรคของการวางแผน
          การปฏิบัติการงานใดๆแม้จะได้มีการวางแผนไว้เป็นอย่างดีเเล้ว การปฏิบัติอาจขาดความเหมาะสมหรือไม่ดีพอที่จะนำไปปฏิบัติเพื่อให้เกิดความต้องการ ความไม่มีประสิทธิภาพของแผนเป็นทักษะอย่างหนึ่งที่ผู้บริหารต้องเรียนรู้ เพื่อสามารถปรับปรุงและแก้ไขแผนให้เป็นแผนที่ปฏิบัติได้
          ความไม่มีประสิทธิภาพหรือความไม่เป็นไปไม่ได้ของแผนเกิดจากอุปสรรคที่สำคัญ 2 ประการ คือ อุปสรรคจากปัญหาการบริหาร และอุปสรรคจากปัญหาบุคคล
       
            1. อุปสรรคจากปัญหาการบริหาร
          อุปสรรคจากปัญหาการบริหาร (Administrative Problems) การบริที่ดีนั้นจะต้องเสริมสร้างบรรยากาศของหน่วยงานให้มีส่วนการสนับสนุนการเจริญเติบโตและจะต้องมีแผนเพื่อให้เพื่อให้แผนเป็นตามความคาดหวังได้รับการสนับสนุนทุก ๆ ด้านจากหน่วยงาน ปัญหาสำคัญอย่างหนึ่งของแผน คือ หน่วยงานของตนมีแผนในการดำเนินของการใช้แผนนั้นอย่างไรหน่วยงานของตนมีแผนในการดำเนินของการใช้แผนนั้นย่างไรและลักษณะหนึ่งที่คนรู้ว่าหน่วยงานมีแผนในการบริหาร แต่ก็จะปฏิบัติตามแผนหรือพยามต่อด้านแผนนั้น เพียงเพื่อไม่ให้ตนทำงานหนักมากกว่าเดิม เป็นต้น
          ปัญหาการบริหารที่เป็นอุปสรรคต่อการวางแผนมีหลายประการ ซึ่งพอที่จะอธิบายเป็นรายละเอียดได้ ดังนี้
          ก . ปัญหาความคล่องตัวของข้อมูล (information Flow) มีลักษณะดังต่อไปนี้ คือ
1)      ข้อมูลมีน้อยเกินไปและเป็นข้อมูลที่ขาดความเที่ยงตรง
2)      ข้อมูลทีได้ไม่เป็นไปตามที่ต้องการ หรือเป็นข้อมูลที่ล้าสมัย
3)      ข้อมูลที่ได้ไม่มีมากเกินไปและข้อมูลยังไม่ได้รับการวิเคราะห์หรือไม่มีการรวบรวมไว้อย่างเป็นระเบียบหรือเป็นระบบ
4)      หน่วยงานขาดผู้ชำนาญในการวิเคราะห์ข้อมูล
5)      หน่วยงานขาดผู้มีความสามารถในการวางแผนอย่างแท้จริง
6)      หน่วยงานขาดบุคคลที่ทำหน้าที่ในการวางแผนและการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยเฉพาะ ทำให้ไม่มีหน่วยงานใดที่จะสามารถผสมผสานแผนการปฏิบัติได้ทั้งหมดภายในหน่วยงาน
          ข. ปัญหาค่าใช้จ่ายในการวางแผน (Planning Costs) การวางแผนเป็นงานที่ต้องเสียค่าใช้จ่ายมากค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่จะมีลักษณะดังนี้
1)      เงินเดือนผู้วางแผนทุกระดับ
2)      ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับวัสดุอุปกรณ์ต่างๆ
3)      การศูนย์เสียค่าใช้จ่ายในลักษณะต่างๆ เช่น การวางแผนผิดพลาด ข้อมูลที่ไม่เที่ยงตรง จำเป็นต้องหาข้อมูลใหม่ ผลการปฏิบัติงานไม่ตรงเป้าหมายต้องทบทวนใหม่ เป็นต้น
4)      ค่าใช้จ่ายที่สูญเสียไปพร้อมๆกับการสูญเสียเวลา
5)      ค่าใช้จ่ายที่กับการฝึกอบรมนักวางแผนประจำหน่วยงาน
6)      ค่าใช้จ่ายที่ต้องให้กับการวางแผนแต่ไม่สามารถนำแผนนั้นไปปฏิบัติได้ (แผนถูกเลิกล้ม)
7)      ค่าใช้จ่ายที่ต้องให้กับการรักษาสถิติและข้อมูลต่างๆที่ใช้ไปแล้วและอาจต้องนำมาใช้อีกเพื่อการวางแผนในอนาคต
          ค. ปัญหาอาจเกิดจากอันเกิดจากความเป็นปฏิปักษ์ต่อแผน (Opposition to plans) แม้แผนบางแผนจะได้รับการยอมรับเป็นทางการแล้ว แต่เมื่อนำไปปฏัติจริงแผนอาจได้รับการต่อต้านหรือไม่ยอมปฏิบัติตามสามาชิกบางกลุ่มบางพวกภายในหน่วยงานนั้นเอง หรือในบางครั้งแผนอาจได้รับการต่อต้านไม่เห็นด้วยจากบุคคลภายนอก เช่น จากผู้รับบริการจากสถาบันกฎหมายหรือจากสาธารณชนโดยทั่วไปหรือปัญหาการเป็นปฏิปักษ์ต่อแผนมักจะเป็นแผนงานของรัฐบาลมากกว่าแผนงานที่เป็นของงเอกชน เช่น การติดตั้งอาวุธจรวดนำวิถีติดหัวรบปรมณูได้รับการต่อต้านจากประชาชนในยุโรป แผนการสร้างทางสายหลักของกรมทางหลวงมักได้รับการต่อต้านจากเจ้าของที่ดินหรือผู้สูญเสียผลประโยชน์ เป็นต้น ส่วนแผนงานของเอกชนก็อาจได้รับการต่อต้านเช่นเดียวกัน  เช่น แผนการย้ายโรงงานหรือขยายโรงงานอุตสาหกรรมที่มีผลต่อสภาพแวดล้อม อาจได้รับการต่อต้านจากประชาชน หรือกลุ่มนักอนุรักษ์สภาพแวดล้อม เช่น โรงงานสารเคมี และโรงงานปุ๋ยเคมี เป็นต้น
          อิทธิพลภายในหน่วยงานที่เป็นปฏิปักษ์ต่อแผนมักเกิดจากความไม่เหมาะสมของปัจจัยต่าง ๆ ภายในหน่วยงาน
ได้แก่ ความสามารถในการวางแผนของผู้วางแผนหรือผู้บริหารหน่วยงาน การยอมรับหรือสนับสนุนจากหน่วยงานต่าง ๆ ในการวางแผน ความเชื่อว่าแผนเป็นสิ่งสำคัญต่อการปฏิบัติงานให้สำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพและที่สำคัญคือทรัพยากรที่จะใช้ในการวางแผนมีความเพียงพอ
          อิทธิพลภายนอกที่เป็นอุปสรรคต่อการวางแผนได้แก่ กฎหมาย ระเบียบข้อบังคับของรัฐบาลสมาคมหรือกลุ่มพลังต่างๆ และการปฏิบัติของคู่แข่งต่างๆ รวมถึงสถานการณ์และสภาวการณ์ทางเศรษฐกิจทางการเมืองและสังคมด้วย
          2. อุปสรรคจากปัญหาบุคคล (Human Factors) การวางแผนเป็นกิจกรรมที่มนุษย์คิดและสร้างขึ้น ฉะนั้นจึงเป็นการแน่นอนว่า ปัญหาจำนวนมากหรือเกือบทั้งหมดเป็นปัญหาที่เกิดจากมนุษย์หรือผู้สร้างแผนนั้นเอง ลักษณะของปัญหาอาจจำแนกได้ดังนี้
1)      ปัญหาทางจิตวิทยาของผู้วางแผนหรือผู้บริหารแผนงาน ซึ่งมักจะคำนึ่งถึงแผนปัจจุบันมากกว่าอนาคตทั้งๆที่รู้ว่าเป็นแผนอนาคต
2)      ปัญหาต่อต้านความเปลี่ยนแปลง คนส่วนใหญ่ไม่ชอบการเปลี่ยนแปลงแม้จะทราบโดยเหตุและผลว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นจะทำให้ดีขึ้น แต่ก็มักไม่แน่ใจว่าจะดีขึ้นจริงหรือไม่ จึงไม่อยากเสี่ยงต่อความเปลี่ยนแปลงนั้นและถ้าปัจจุบันคนเหล่านั้นอยู่ในสภาพที่สมบูรณ์แล้ว การต่อต้านยิ่งจะรุนแรงขึ้น
3)      ปัญหาอันเกิดจากขาดความสนใจต่อความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล การปฏิบัติงานย่อมเกี่ยวข้องกับบุคลหลายฝ่ายแม้แต่ภายในหน่วยงานเดียวกันเช่น ผู้บริหารและคนงานซึ่งบุคคลดังกล่าวย่อมมีความสัมพันธ์ต่อกัน ผู้บริหารมีความสัมพันธ์กับคนงาน ผู้บริหารมีความสัมพันธ์ผู้บริหาร ฉะนั้นหากการวางแผน พลิกเฉยต่อความสัมพันธ์ของคนกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งหรือบุคคลใดบุคคลหนึ่ง แผนนั้นอาจมีความยากลำบากในการนำไปปฏิบัติ
4)      ปัญหาจากสติปัญญาของผู้วางแผน การวางแผนเป็นการแสดงถึงความสามารถทางสติปัญญาของคน (ผู้วางแผน) ที่มีทั้งความสามารถในการผสมผสานแนวคิดและทรัพยาการเข้าด้วยกันรวมทั้งผู้วางแผนจะต้องมีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ เพื่อให้แผนมีความแปลก ง่ายต่อการปฏิบัติและบรรลุถึงเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ การวางแผนโดยผู้วางแผนที่ขาดความสามารถทางสติปัญญาย่อมเป็นแผนงานที่ขาดความเชื่อถือและอาจจะผิดพลาดได้มาก

5)      ปัญหาอันเกิดจากการมิได้รับการปฏิบัติตาม ปัญหาในข้อนี้ทำให้ความพยายามและเวลาที่ได้กระทำลงไปทั้งหมดสูญสิ้นไปโดยไม่เกิดประโยชน์แม้แต่น้อยผู้บริหารต้องประสบปัญหาที่เรียกว่าทำงานขาดประสิทธิภาพ และอาจไม่มีโอกาสได้แก้ตัวในการปฏิบัติงานเลยก็ได้ จึงเป็นการดีถ้าผู้วางแผนหรือผู้บริหารพยายามที่จะทำให้แผนนั้นเป็นที่ได้จากข้อมูลที่ทันสมัย เป็นแผนที่ยืดหยุ่นหากเกิดเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝันขึ้นจะได้มีโอกาสแก้ไขได้ทันท่วงที

6.การวางแผนการผลิต
          หลังจากที่ได้พยากรณ์หรือคาดหมายปริมาณความต้องการสินค้าในระยะเวลาหนึ่งข้างหน้าแล้วนั้นคือได้วางเป้าหมายไว้แล้ว ต่อจากนั้นจึงต้องวางแผน การผลิตสำหรับช่วงเวลาที่ได้พยากรณ์ไว้ การตัดสินใจในช่วงเวลาเหล่านี้จึงขึ้นอยู่กับแผนที่ได้ทำขึ้นไว้

       แผนการผลิต แผนการผลิตที่ทำขึ้นนี้จะสนองความต้องการของปริมาณสินค้าในช่วงเวลาที่เหมาะสมด้วยต้นทุนการผลิตที่ต่ำสุดและได้คุณภาพสินค้าที่ต้องการดังนั้นแผนการผลิตจึงเป็นตัวกำหนดงบประมาณค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน จำนวนแรงงาน ชั่วโมงการทำงาน (เวลาปกติและล่วงเวลา) จำนวนเครื่องจักรระดับสินค้าคงคลัง
          ในการจัดทำแผนการผลิตต้องระลึกอยู่เสมอว่า เมื่อเกิดความต้องการสินค้าเมื่อไหร่จะต้องตอบสนองได้ แหล่งที่ให้สินค้าได้มี 3 แหล่ง คือ
                      1.       การผลิตในปัจจุบัน
                      2.       สินค้าคงคลังที่มีอยู่
                      3.       การผลิตค้าปัจจุบันและสินค้าคงคลังที่มีอยู่
          ปัจจัยหนึ่งที่ต้องคำนึ่งอยู่เสมอในการวางแผนการผลิต  คือ ความเสถียรของแรงงาน หมายความว่า จะสนองความต้องการของโรงงานได้ยากเพียงใด ยิ่งต้องใช้แรงงานที่มีความสำคัญ เพราะว่าหายาก ค่าจ้างสูง เสียเวลาในการฝึกอบรมและเสียค่าใช้จ่ายสูง
          เมื่อปริมาณความต้องการสินค้าค่อนข้างสม่ำเสมอตลอดปี เรื่องความเสถียรของแรงงานไม่ใช่ปัญหา สำหรับปริมาณความต้องการของสินค้าที่เป็นแบบฤดูกาล สามารถตอบสนองได้โดยการผันแปรแรงงานตามความต้องการหรือใช้เก็บสินค้าคงคลังเข้ามาช่วยก็ได้  การใช้แรงงานในระดับสม่ำเสมอละใช้สินค้าคงคลังเข้ามาช่วยเป็นทางหนึ่งที่ทำให้การเปรียบเทียบทางการเงินเพราะการลงทุนทางด้านโรงงานและเครื่องจักรต่ำกว่า สำหรับความต้องการที่มีแนวโน้มสามารถสนองความต้องการได้โดยเพิ่มจำนวนแรงงาน เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดชั่วโมงแรงงาน/หน่วยของสินค้าหรือทำล่วงเวลาสำหรับความต้องที่มีแนวโน้มลดลง สามารถแก้ได้โดยการลดจำนวนแรงงานลงหรือเปลี่ยนไปผลิตสินค้าอย่างอื่น ดังนั้นการวางแผนการผลิตภายในสภาพการต่างๆ เหล่านี้ต้องประกอบด้วยปริมาณความต้องกรนโยบายขององค์กรและการผลิตที่ประหยัด
          หน้าที่ของการควบคุมการผลิต มีดังนี้
                      1.       คาดคะเนความต้องการของสินค้า
                   2.       ตรวจสอบความต้องการของสินค้าจริงเปรียบเทียบกับความต้องการที่คาดคะเนไว้และแก้ไขผลของการคาดคะเน
                    3.       การจัดขนาดของรุ่นที่ประหยัด (Economic Lot Size) ในการจัดซื้อและผลิตสินค้า
                    4.       การจัดหาระบบพัสดุคงคลังที่ประหยัด (Economic Inventory system)
                   5.       จัดการผลิตให้มีสินค้าตามที่ต้องการและจัดหาพัสดุคงคลังให้ได้ระดับตามที่ต้องการ ณ เวลาที่กำหนดได้ทันกาล
                    6.       ตรวจสอบระดับพัสดุคงคลังเปรียบกับที่ได้วางแผนไว้และแก้ไขแผนการผลิตถ้าจำเป็น

                  7.       จัดทำรายละเอียดกำหนดการผลิต (Production schedules) ,Job assignments,machine loading เป็นต้น

ระบวนการผลิตของโรงงาน (The Manufacturing Process)
                   กระบวนการผลิตของโรงงานสามารถแสดงได้ตามแบบสถานการณ์เข้าออกได้ ดังนี้

          วัตถุดิบถูกนำเข้ามาเพื่อผลิตเป็นสินค้า กระบวนการผลิตจะเปลี่ยนวัตถุดิบเป็นสินค้าสำเร็จรูปซึ่งเป็นทางออก (output) การควบการผลิตจะทำหน้าที่เกี่ยวกับการคาดคะแนปริมาณความต้องการสินค้าสำเร็จรูป (output) จำนวนวัตถุดิบ input วางแผนและกำหนดการให้วัสดุผ่านเข้าและแปลรูปเป็นสินค้าตามขั้นตอนการดำเนินงาน (operation)
          กระบวนการแปรรูปอาจเป็นแบบง่ายๆหรือแบบไม่ซับซ้อนสินค้าอาจผลิตแบบกระบวนการต่อเนื่องหรือแบบไม่ต่อเนื่อง ผลลัพธ์ที่ได้จากการผลิตอาจเป็นชิ้นงานง่ายๆ หรือเป็นสินค้าที่ประกอบกันเป็นชิ้นใหญ่ไม่ซับซ้อน แต่สิ่งหนึ่งที่เหมือนกันคือต้องผ่านการควบคุมการผลิต
          ความแปรเปลี่ยนตามธรรมชาติของปัญหาด้านการควบคุมการผลิต

          ปัญหาสำคัญของการควบคุมการผลิตมักเกิดจะขึ้นกับประเภทของอุตสาหกรรมและบริษัทที่พิจารณาชนิดของข้อมูลที่พอจะหาได้ ชนิดของข้อมูลที่จำเป็นคุณลักษณะของกระบวนการผลิตความต้องการได้รับบริการจากลูกค้าคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ การแปรเปลี่ยนจากสถานการณ์หนึ่งไปสู่อีกสถานการณ์หนึ่ง เป็นต้น ในอุตสาหกรรมการผลิตบางชนิด วัตถุดิบไม่สามารถเก็บไว้ได้นานแต่เมื่อทำเป็นสินค้าสำเร็จรูปแล้วจะสามารถเก็บไว้ได้นาน เช่น ผลไม้และผักกระป๋อง แต่บางอุตสาหกรรมวัตถุดิบเก็บไว้ได้นานแต่เมื่อทำเป็นสินค้าสำเร็จรูปแล้วเก็บไว้ไม่นาน เช่น คอนกรีตผสมเสร็จ (Ready-mix concrete)ในกรณีอื่นๆ วัตถุดิบหาได้ในเวลาจำกัด เช่น พืชผัก ผลไม้ต่างๆ ในบางกรณีวัตถุดิบและสินค้าสำเร็จรูปต่างก็เก็บไว้ได้นานๆ เช่น สินแร่ ถ่านหิน เป็นต้น

ในอุตสาหกรรมบริการก็มีสถานการณ์เช่นเดียวกันกับอุตสาหกรรมการผลิต เช่น ร้านขายของซำ ซึ่งเป็นประเภทบริการก็มีสินค้าชนิดที่เก็บไว้ได้นานและในชนิดที่เก็บไว้ในระยะเวลาอันสั้น
          ปัจจัยต่างๆเหล่านี้ชี้ให้เห็นว่าการควบคุมการผลิตควรเน้นที่ตรงไหน ในอุตสาหกรรมการผลิตแบบต่อเนื่อง การควบคุมการผลิตจะเน้นที่การจัดหาวัตถุดิบที่ถูกชนิดและในปริมาณที่เพียงพอการป้องกันการติดขัดในสายการผลิต การค้นถ่ายสินค้าสำเร็จรูปจากสานการผลิตไปสู่คลังพัสดุหรือผู้ขาย
          ในอุตสาหกรรมแบบต่อเนื่องมีปัญหาที่แตกต่างออกไป กิจกรรมที่จะต้องทำในกระบวนการผลิตนั้นไม่แน่นอนโดยปกติใบสั่งงานให้ผลิตสินค้าแต่ละใบมักใช้ขั้นตอนการผลิตที่แตกต่างกันเพราะผลิตสินค้าคนละชนิด การหยุดงานของเครื่องจักรบางเครื่อง การขาดแคลนวัตถุดิบบางอย่าง ไม่ทำให้กระบวนการผลิตของโรงงานทั้งหมดต้องไปเนื่องจากการผลิตสินค้าแต่ละชนิดผลิตด้วยคำสั่งเฉพาะของมัน สินค้าสำเร็จรูปจะต้องส่งไปยังลูกค้านั้น ๆ การผลิตแบบนี้จะควบคู่การผลิตต้องมีความรับผิดชอบในการควบคุมการดำเนินงานให้สมดุลส่วนการผลิตสินค้าต่อเนื่องผู้รับผิดชอบในเรื่องนี้คือ กลุ่มวิศวกรรมที่ออกแบบกระบวนการผลิต เมื่อออกแบบมาแล้วก็ดำเนินการผลิตแบบนั้นไปเรื่อยจนกว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงใหม่
          วิถีแห่งการดำเนินงานของการควบคุมการผลิต
          ในแต่ละบริษัทการควบคุมการผลิตดูเหมือนเป็นการดำเนินงานที่ย้อนกลับ ในระยะเริ่มต้นต้องพิจารณา ในระยะเริ่มต้นต้องพิจารณาว่าสินค้าสำเร็จรูป (out put) ควรจะเป็นเท่าไร ต่อจากนั้นต้องวางแผนการผลิตภายในบริษัทผลลัพธ์ของแผนจะทำให้ทราบว่าความต้องการของวัตถุดิบ (input) จะเป็นเท่าไร ดังนั้น ในกระบวนการผลิตที่ปกติเมื่อใส่วัตถุดิบ  (input) ตามปริมาณที่คำนวณไว้จะเอาสินค้าสำเร็จรูปออกมาตามที่กำหนด ยังมีอีกกรณีที่ตรงข้ามกรณีแรกคือตั้งเป้าหมายว่าวัตถุดิบควรเป็นเท่าไร นั้นคือ ตั้งเป้าหมายในการผลิตไว้ก่อน เมื่อผลิตเป็นสินค้าสำเร็จรูป (out put) ได้แล้วก็พยายามขายให้หมด การขายสินค้าให้หมดขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายอย่าง ความกดดันของการขาย ราคา การโฆษณา การส่งเสริมการขาย เป็นต้น

          กระบวนการต่างๆ เหล่านี้แสดงได้ดังรูปภาพที่ 6.3 และมีข้อสังเกตว่ากระบวนการต่างๆ เหล่านี้จะประสบความสำเร็จได้ก็ต่อเมื่อสินค้าสำเร็จรูป (out put) ที่คาดคะเนไว้บรรลุเป้าหมาย

ในอุตสาหกรรมการผลิต กระบวนการผลิตหรืองานบริการและหน้าที่ของการควบคุมการผลิตหรือบริการมีแบบอย่างเฉพาะตัว ความเป็นแบบอย่างเฉพาะตัวมีจุดเริ่มต้นมาจากความต้องการของลูกค้า การออกแบบผลิตภัณฑ์ วัตถุดิบ และกระบวนการผลิต ปัญหาพื้นฐานของการควบคุมการผลิตของการดำเนินการทุกอย่างเหมือนกันจะต่างกันที่รายละเอียด วีการแก้ปัญหา เป็นต้น
          ในอุตสาหกรรมแบบต่อเนื่อง หน้าที่การควบคุมการผลิตส่วนหนึ่งได้กระทำสำเร็จไปแล้วจากการออกแบบกระบวนการผลิตขณะที่อุตสาหกรรมการผลิตแบบไม่ต่อเนื่องซึ่งเครื่องจักรในกระบวนการผลิตทำได้หลายหน้าที่ยังไม่มีการควบคุมการผลิตเข้าไปเกี่ยวข้องเลย